Внедрили

автодилеру японских машин и минимизировали трудовые затраты

Бит.Финанс

Автобизнес
Автоматизированных рабочих мест: 100
Cрок реализации: 2 года
О компании
Компания-дилер по продаже японских автомобилей была основана в 2017 году в результате объединения крупнейшего российского дилера и группы компаний, которая более 15 лет поставляла автомобили в Россию.
Компании принадлежит 9 дилерских центров в 7 городах России: Санкт-Петербурге, Архангельске, Вологде, Воронеже, Мурманске, Петрозаводске и Ярославле.
Предпосылки
У компании значительно увеличился объем деятельности на момент обращения к нам. Встал вопрос расширения штата, который готовит отчетность или внедрить систему, которая автоматически будет собирать фактические данные из текущих систем первичного учета.
Выбрали не расширять текущий административный штат и внедрять систему
Задачи
  1. Подготовка отчетности в системе по требованиям управляющей компании сразу в системе без выгрузки в Эксель
  2. Управление договорами с поставщиками в системе, а не в локальной сети компании
  3. Автоматическое формирование платежного календаря на основании данных доучетных процессов (закупки, финансовые инструменты, подотчет, коммерческий учет)
Поэтапное внедрение функциональных блоков решения:
  1. Отчетность о финансовом результате
  2. Управленческий баланс
  3. Управление договорами
  4. Казначейство
Вручную выполнялась подготовка отчетности о финансовых результатах в Эксель. Данные выгружались из трёх систем: 1С Бухгалтерия 3.0 Система учета продаж DRIM (Данные по выручке обогащенные управленческими аналитиками) 1С Зарплата и управления персоналом (Данные о ФОТ)
Отчётность о финансовых результатах
Учет реестра договоров был организован в MS Excel, MS Word и файловых хранилищах операционной системы в локальной сети предприятия. Процессы согласования договоров организованы в электронной почте
Договора
Казначейство
Для учета движения денежных средств и организации процессов согласования был доработан функционал 1С Бухгалтерии
Баланс
Подготовка балансовой управленческой отчётности не выполнялась
Отчетность готовилась по установленным стандартам управленческой учетной политики
Методология подготовки отчетности ориентирована на функциональность Excel. Процессы стандартизированы в рамках регламентов компании
Методология и регламенты
Ситуация до внедрения
Вовлечение бизнес заказчиков в проект
  • Все сотрудники, ответственные за экономику и отчетность, прошли углубленное погружение в продукт до старта проекта
После обучения они стали понимать архитектуру учета и логику настроек Бит.Финанс, поэтому смогли самостоятельно принимать участие в разных задачах проекта: подготовке финансовой модели в системе, тестировании, принятии архитектурных решений и подготовке конечных пользователей на этапе ввода в эксплуатацию
Минимизация затрат на эксплуатацию и поддержку продукта
  • После обучения у сотрудников была готовность бизнеса менять процессы под возможности и логику программного продукта
  • Минимизировали потенциальные доработок
  • Специалисты заказчика самостоятельно могут адаптировать функциональную архитектуру и настройки системы под изменения бизнеса, а так же выверять правильность работы механизмов
  • Оптимизация бюджета проекта за счет передачи на сотрудников заказчика, части задач связанных с разработкой, подготовкой к эксплуатации и вводом в эксплуатацию
Было принято решение автоматизировать процесс управленческой отчетности в рамках продукта БИТ Финанс. Продукт был интегрирован в текущую систему 1С Бухгалтерия 3.0, в которой велась основная часть первичного учета
Особенность проекта
График проекта
  • Сбор и обработка первичной информации
  • Формирование корректировок
  • Консолидация
Автоматизирована методология подготовки отчетности:
  • Управленческий баланс и расшифровки
  • Отчет по финансовому результату и расшифровки
Автоматизирована подготовка пакетов управленческой отчетности:
  • Управление и согласование договорами через систему и мобильное приложение
  • Управление архивом договоров
  • Управление графиками договоров
Автоматизированы процессы:
  • Регистрация плановых платежей и поступлений, вручную и на основании существующих источников (Первичка, графики)
  • Согласование плановых платежей
  • Формирование платёжного календаря, контроль кассовых разрывов, оптимизация денежного потока
  • Сборка и согласование реестров платежей и формирование платёжных поручений
  • Двухсторонняя интеграция с клиент-банком
  • Сборка управленческой отчетности о движении денежных средств с обогащенными аналитиками
Автоматизированы формирования платёжного календаря
Автоматизирована загрузка управленческих данных из внешней системы продаж системы
В системе Бит.Финанс настроены процессы и обеспечено их соответсвие регламентам компании
Результаты
  • Трудозатраты административного штата на подготовку отчетности
  • Дополнительные постоянные расходы на административный персонал для решения задачи подготовки отчетности
  • Затраты на поддержку продукта для автоматизации управленческой отчетности
  • Трудозатраты сотрудников казначейства
  • Затраты на поддержку системы казначейства (На момент начала проекта, казначейские процессы реализованы в нетиповой функционале 1С Бухгалтерии, формирующий затраты на поддержку решения)
Снизили
Управляемость и контроль бизнеса за счет стандартизации процессов и инструментов автоматизированного мониторинга
Повысили
Бизнес-эффекты
Не знаете как автоматизировать управленческий учет?
Оставляйте заявку на консультацию
Нажатием кнопки Вы принимаете условия Оферты по использованию сайта и согласны с Политикой конфиденциальности
Не знаете как автоматизировать управленческий учет?
Оставляйте заявку на консультацию
Нажатием кнопки Вы принимаете условия Оферты по использованию сайта и согласны с Политикой конфиденциальности