Внедрили

автодилеру японских машин и минимизировали трудовые затраты

Бит.Финанс

Автобизнес
Автоматизированных рабочих мест: 100
Cрок реализации: 2 года
О компании
Компания-дилер по продаже японских автомобилей была основана в 2017 году в результате объединения крупнейшего российского дилера и группы компаний, которая более 15 лет поставляла автомобили в Россию.
Компании принадлежит 9 дилерских центров в 7 городах России: Санкт-Петербурге, Архангельске, Вологде, Воронеже, Мурманске, Петрозаводске и Ярославле.
Предпосылки
У компании значительно увеличился объем деятельности на момент обращения к нам. Встал вопрос расширения штата, который готовит отчетность или внедрить систему, которая автоматически будет собирать фактические данные из текущих систем первичного учета.
Выбрали не расширять текущий административный штат и внедрять систему
Задачи
  1. Подготовка отчетности в системе по требованиям управляющей компании сразу в системе без выгрузки в Эксель
  2. Управление договорами с поставщиками в системе, а не в локальной сети компании
  3. Автоматическое формирование платежного календаря на основании данных доучетных процессов (закупки, финансовые инструменты, подотчет, коммерческий учет)
Поэтапное внедрение функциональных блоков решения:
  1. Отчетность о финансовом результате
  2. Управленческий баланс
  3. Управление договорами
  4. Казначейство
Ситуация до внедрения
Вручную выполнялась подготовка отчетности о финансовых результатах в Эксель. Данные выгружались из трёх систем: 1С Бухгалтерия 3.0 Система учета продаж DRIM (Данные по выручке обогащенные управленческими аналитиками) 1С Зарплата и управления персоналом (Данные о ФОТ)
Отчётность о финансовых результатах
Договора
Учет реестра договоров был организован в MS Excel, MS Word и файловых хранилищах операционной системы в локальной сети предприятия. Процессы согласования договоров организованы в электронной почте
Для учета движения денежных средств и организации процессов согласования был доработан функционал 1С Бухгалтерии
Казначейство
Подготовка балансовой управленческой отчётности не выполнялась
Баланс
Методология и регламенты
Отчетность готовилась по установленным стандартам управленческой учетной политики
Методология подготовки отчетности ориентирована на функциональность Excel. Процессы стандартизированы в рамках регламентов компании
Особенность проекта
Было принято решение автоматизировать процесс управленческой отчетности в рамках продукта БИТ Финанс. Продукт был интегрирован в текущую систему 1С Бухгалтерия 3.0, в которой велась основная часть первичного учета
  • Все сотрудники, ответственные за экономику и отчетность, прошли углубленное погружение в продукт до старта проекта
После обучения они стали понимать архитектуру учета и логику настроек Бит.Финанс, поэтому смогли самостоятельно принимать участие в разных задачах проекта: подготовке финансовой модели в системе, тестировании, принятии архитектурных решений и подготовке конечных пользователей на этапе ввода в эксплуатацию
Вовлечение бизнес заказчиков в проект
  • После обучения у сотрудников была готовность бизнеса менять процессы под возможности и логику программного продукта
  • Минимизировали потенциальные доработок
  • Специалисты заказчика самостоятельно могут адаптировать функциональную архитектуру и настройки системы под изменения бизнеса, а так же выверять правильность работы механизмов
  • Оптимизация бюджета проекта за счет передачи на сотрудников заказчика, части задач связанных с разработкой, подготовкой к эксплуатации и вводом в эксплуатацию
Минимизация затрат на эксплуатацию и поддержку продукта
График проекта
Результаты
В системе Бит.Финанс настроены процессы и обеспечено их соответсвие регламентам компании
Автоматизирована загрузка управленческих данных из внешней системы продаж системы
Автоматизирована методология подготовки отчетности:
  • Сбор и обработка первичной информации
  • Формирование корректировок
  • Консолидация
Автоматизирована подготовка пакетов управленческой отчетности:
  • Управленческий баланс и расшифровки
  • Отчет по финансовому результату и расшифровки
  • Управление и согласование договорами через систему и мобильное приложение
  • Управление архивом договоров
  • Управление графиками договоров
Автоматизированы процессы:
  • Регистрация плановых платежей и поступлений, вручную и на основании существующих источников (Первичка, графики)
  • Согласование плановых платежей
  • Формирование платёжного календаря, контроль кассовых разрывов, оптимизация денежного потока
  • Сборка и согласование реестров платежей и формирование платёжных поручений
  • Двухсторонняя интеграция с клиент-банком
  • Сборка управленческой отчетности о движении денежных средств с обогащенными аналитиками
Автоматизированы формирования платёжного календаря
Бизнес-эффекты
Снизили
  • Трудозатраты административного штата на подготовку отчетности
  • Дополнительные постоянные расходы на административный персонал для решения задачи подготовки отчетности
  • Затраты на поддержку продукта для автоматизации управленческой отчетности
  • Трудозатраты сотрудников казначейства
  • Затраты на поддержку системы казначейства (На момент начала проекта, казначейские процессы реализованы в нетиповой функционале 1С Бухгалтерии, формирующий затраты на поддержку решения)
Повысили
Управляемость и контроль бизнеса за счет стандартизации процессов и инструментов автоматизированного мониторинга
Не знаете как автоматизировать управленческий учет?
Оставляйте заявку на консультацию
Нажатием кнопки Вы принимаете условия Оферты по использованию сайта и согласны с Политикой конфиденциальности
Не знаете как автоматизировать управленческий учет?
Оставляйте заявку на консультацию
Нажатием кнопки Вы принимаете условия Оферты по использованию сайта и согласны с Политикой конфиденциальности