Статьи

Технология реализации проекта: как происходит автоматизация бизнеса

2024-08-07 10:08
Оптимизация бизнес-процессов — задача №1 для повышения эффективности компании. Грамотная автоматизация позволяет оптимизировать бэкофис вашего бизнеса, упростить сбор отчетности и освободить время для важных процессов.
Но как строится этот процесс?
В нашей статье пошагово опишем весь цикл — от аудита существующих процессов до обучения сотрудников и запуска решения в промышленную эксплуатацию. Следуйте за нами, чтобы детально погрузиться в каждый этап внедрения программного продукта.

Этапы внедрения: сколько их в финансовом департаменте Первого Бита?

Каждый этап играет важную роль в обеспечении успешной автоматизации и гарантирует, что новые решения будут работать эффективно и бесперебойно.
  1. Аудит
  2. Разработка проектного решения
  3. Промышленная эксплуатация
Этапы имеют свои цели и задачи, а также конечный результат. Внедрение новых систем и процессов в финансовом отделе — это сложный и многоэтапный процесс, который требует тщательного планирования и последовательной реализации.
Давайте углубимся в тему!

Аудит

Это первый этап проекта перед моделированием или разработкой будущего решения. Он начинается с изучения процесса учета и анализа данных. Этот этап помогает получить полное представление о текущем состоянии бизнес-процессов и информационных систем в компании.
Аудит — это этап, который определит будущую целевую архитектуру. Для сбора целевой архитектуры нам нужны:
1️⃣ Оценка существующих процессов учета.
Проводится тщательный анализ текущих процессов: оценивается их эффективность, соответствие требованиям и передовым практикам в отрасли.
2️⃣ Анализ информационных систем.

Изучаются используемые информационные системы, их функциональность, интеграция, масштабируемость и соответствие потребностям бизнеса.

3️⃣ Сбор и анализ данных производительности.
Собираются и анализируются данные, такие как показатели производительности, статистика использования систем, отчёты о проблемах и так далее. Это помогает выявить узкие места и области для улучшения.
Вот, как это выглядит:
Тщательный анализ данных позволяет получить точную картину текущей ситуации. Это помогает выявить проблемные области и определить направления для оптимизации и совершенствования бизнес-процессов.

Здесь происходит комплексное понимание задач, адаптация методологии заказчика под продукты, формирование концепции учета в конкретной целевой архитектуре.

На этом этапе мы получаем:

  • рамки проекта (какие задачи решает проект)
  • список программных продуктов (какие ПП нужны под запрос)
  • будущую модель заказчика (как будет настроен продукт)
  • верхнеуровневые функциональные дефициты (какие доработки требуются)
  • бюджет на весь проект (точный расчет на каждый этап сразу)

Про функциональные дефициты

Функциональный дефицит представляет собой разрыв между возможностями существующего программного обеспечения и реальными потребностями компании в автоматизации специфических операций.

Пример ниже:

Если вам хочется собирать отчетность в одном месте, а типовой функционал позволяет делать это разрозненно — значит, мы имеем дело с функциональным дефицитом.

Аналитик ищет самый быстрый способ воплотить запрос клиента в типовом решении, прежде чем отправить его на доработку. Время в проекте — ценный ресурс. Поэтому сначала рассматриваются все возможные варианты, и только после их согласования начинается реализация.

При наличии таких функциональных разрывов, мы обязательно категоризируем потенциальные доработки.

В первую очередь, происходит обработка критических доработок. Аналитик подготавливает ЧТЗ (частное техническое задание) на функциональные дефициты и интеграции.
Иногда, в проекте могут быть заранее реализованы ускоряющие доработки, при согласовании бюджета и объема работ сторонами.
Важно отметить, что уже на этапе аудита команда внедрения может предоставить заказчику точную оценку бюджета всего проекта.

Таким образом, аудит позволяет создать целостную картину будущего проекта внедрения, учитывающую как технические аспекты, так и бизнес-процессы заказчика.

Разработка проектного решения

Для оптимизации ресурсов и времени обеих сторон, бюджет на этап разработки оговаривается заранее. Это помогает фокусироваться на конечном результате, а не на промежуточных этапах. Современная практика движется в сторону максимальной ясности.
Процесс разработки проектного решения включает два этапа:

  1. Моделирование
  2. Разработка (включая проектирование)

Этап моделирования

применяется для типовых решений и включает:
  • Создание демонстрационного стенда с полностью настроенным процессом работы заказчика
  • Настройку отчетов, справочников, прав доступа и интерфейсов
  • Разработку сценариев эксплуатации от начала до конца
Результатом моделирования становится готовый к использованию продукт, который в типовом функционале покрывает все требования заказчика к автоматизации.
Что делать, если ваши требования нельзя реализовать в типовом функционале?
Читайте ниже ↓

Этап разработки

Этап разработки также включает проектирование. В чем их главное отличие ?

За проектирование отвечает аналитик — мозг операции по созданию вашего бизнес-решения. Он готовит техническое задание с такой тщательностью, будто пишет инструкцию для очень умного робота. А знаете почему? Потому что программист — это и есть тот самый, в хорошем смысле, робот! Он мало интересуется вашими бизнес-задачами, предпочитая общаться на языке функций и кода. И вуаля!
В процессе разработки у типовой модели появляются функциональные дефициты. Те самые, о которых мы рассказывали выше.
На этом этапе мы приступаем к написанию кода для вашего бизнес-решения. После формирования базовой структуры системы наша команда разработчиков начинает реализовывать новый функционал.

Мы проводим тщательное тестирование каждого компонента, выявляя и устраняя потенциальные ошибки. Наша цель - обеспечить бесперебойную работу системы и полное соответствие изначальным требованиям проекта. Этот процесс гарантирует, что конечный продукт будет надежным и эффективным инструментом для вашего бизнеса.
Например, под ваш конкретный запрос создается подсистема, где собраны отчеты, справочники и прочее. Или вы хотите как-то хитро ограничить права доступа к определенным блокам? Такое тоже можно сделать.

Протокол настроек и инструкции

Чтобы запустить решение в промышленную эксплуатацию, необходимо правильно развернуть систему.

Для этого наша команда после каждого этапа проводит приемо-сдаточные испытания (ПСИ). Это многостраничный документ, где заказчик ставит подпись под каждым выполненным исполнителем пунктом. Это вносит ясность в коммуникацию и помогает избежать противоречивых ситуаций.

После подписания документов команда подготавливает инструкции для будущих пользователей. Также предоставляются протоколы настроек. Это чек-лист по настройкам, чтобы система была готова к вводу в эксплуатацию.

Промышленная эксплуатация

Последний по счету, но не по значимости этап.

Для того, чтобы продукт был запущен в промышленную эксплуатацию, нужна генеральная репетиция. Мы ее называем тестовой эксплуатацией.
Во время тестовой эксплуатации продукт проверяется в условиях, очень близких к реальному использованию. Пользователи, которые будут работать с системой, пробуют ее в типичных рабочих ситуациях, используя все функции. В то же время происходит перенос оставшихся данных из прежней системы в новую. Наша команда проводит обучение пользователей, подготавливает АРМы (автоматизированные рабочие места).
После успешного окончания тестовой эксплуатации система запускается в рабочую среду — это называется вводом в промышленную эксплуатацию.

В этот момент выполняются действия по переносу информации и настройке взаимодействия с другими системами. Создается служба поддержки пользователей для быстрого решения возможных проблем. Система переходит на регулярное производственное использование.

Поддержка и развитие системы*

Этот этап опциональный, в зависимости от пожеланий заказчика.
Решение запущено в производственном режиме, а наши специалисты осуществляют его сопровождение, поддержку и возможную дополнительную оптимизацию.
Помните, в начале статьи мы рассказывали про функциональные дефициты? Так вот: категория ускоряющих и улучшающих пользовательский опыт доработок может быть реализована на этом этапе.
Если все упиралось во временные рамки, здесь можно в комфортном режиме реализовать необходимые доработки. Удобно, согласитесь?

Так чем все-таки полезна автоматизация?

Правильная автоматизация — залог роста и процветания бизнеса в современных реалиях.

Автоматизация бизнеса повышает его эффективность и существенно снижает трудозатраты на подготовку отчетностей. Она позволяет влиять на выручку, сокращение затрат или другие показатели. Упрощенными также становятся сбор и анализ данных, что важно для аналитики и прогнозирования.

Следуя проверенным этапам, мы поможем успешно запустить решение, которое оптимизирует операции вашей компании, повысит эффективность и конкурентоспособность на рынке.

И не забывайте: автоматизация освобождает ваше время для работы над стратегическими задачами для бизнеса!