Автоматизируйте рутину — сосредоточьтесь на стратегии

#ЮридическиеУслуги

#RPA

#Автоматизация

#Роботизация

RPA для юридических компаний

ПРОГРАММНАЯ РОБОТИЗАЦИЯ
ПРОЦЕССОВ (RPA)

Программная роботизация процессов (RPA) — это технология, позволяющая автоматизировать рутинные задачи, которые традиционно выполняются сотрудниками вручную. Для юридических компаний это может быть авторизация на судебных порталах, работа с 1С, копирование и проверка данных, формирование отчётов и договоров и их загрузка в нужные системы.

Использование RPA помогает снизить количество ошибок, ускорить процессы, сократить издержки и освободить сотрудников от рутинной работы, чтобы они могли сосредоточиться более ключевых и значимых задачах.

Эффекты программной
роботизации:

Ускоренное выполнение рутинных задач

Быстрое выполнение повторяющихся действий — проверка, отчёты, публикация.
Минимизация ошибок и штрафов

Программные роботы выполняют рутинные задачи строго по регламенту, исключая человеческий фактор.
Настройка под комплексные задачи

От обработки досудебных претензий до генерации уникальных договоров, решения разрабатываются под ваши требования.
Прозрачность и контроль выполнения задач

Журнал всех операций доступен в реальном времени, мгновенные уведомления о работе с исключениями.

Роботизировать процесс

Какие типовые процессы можно закрыть роботизацией?

Ниже представлены типовые решения RPA-автоматизации, которые экономят ресурсы в средних и крупных юридических организациях.

Помимо представленных кейсов, возможна разработка комплексных решений, объединяющих несколько процессов, и реализация ваших эксклюзивных задач. Ключевыми этапами нашей совместной работы являются индивидуальный подход и адаптация роботизации под специфику вашего бизнеса являются ключевыми этапами нашей совместной работы.

Генерация и сборка юридических документов

Бот автоматически извлекает данные из 1С/CRM и подставляет в шаблоны договоров, судебных исков и писем, формируя готовые PDF/Word-файлы. Это снижает время подготовки документов до нескольких секунд и исключает ошибки ручного копирования.

Анализ и мониторинг контрактов

Программный робот сканирует хранилища контрактов, отслеживает сроки пролонгации и даты критических событий (реновации, расторжения), присылает напоминания и даже может автоматически направлять шаблонные запросы на продление.

Публикация данных в открытые реестры (НБКИ, ЕФРСБ и др.)

Из учетной системы робот извлекает реквизиты должников и автоматически заполняет веб-формы на порталах fedresurs.ru и nbki.ru, прикрепляет необходимые файлы и формирует отчёт об успешных публикациях. Время обработки одного случая снижается с 5 до 1 минуты, а вероятность отказа из-за пропуска полей близка к нулю.

Претензионно-исковая работа

RPA формирует проекты претензий и исков, рассчитывает госпошлину, загружает файлы в систему электронного документооборота и ставит задачу юристу на финальную проверку. Подготовка одного иска занимает 1–2 минуты вместо часа, а пропуски оснований полностью исключаются.

Исполнительное производство

После вступления решения суда робот готовит электронный исполнительный лист, направляет его в ФССП и отслеживает его статус. Запуск производства занимает часы вместо нескольких дней и исключает затрату времени на почтовые операции.

Сверка данных контрагентов

Программный робот сканирует хранилища контрактов, отслеживает сроки пролонгации и даты критических событий (реновации, расторжения), присылает напоминания и даже может автоматически направлять шаблонные запросы на продление

Другие комбинации процессов

Роботизация процессов в любом случае подготавливается для ваш процесс индивидуально, адаптируясь под специфику задачи и интерфейсы системы, с которыми необходимо взаимодействовать. Даже нестандартные процессы можно автоматизировать — достаточно описать текущий порядок действий.

ДЕМОНСТРАЦИЯ РОБОТИЗИРОВАННЫХ ПРОЦЕССОВ
ОТ НАШЕЙ КОМАНДЫ

Акты сверок

На почту присылаются стандартизированные акты в Excel-формате.
Задача робота сравнить присланный акт с "нашим" из базы и внести изменения.
Актуальный файл отправить бухгалтеру для ознакомления, а так же подсветить отклонения.

Роботизировать процесс

Выгрузка банковской выписки

Выгрузка выписок из Райффайзен банка в .pdf и .txt форматах.
PDF-формат загружается в каталог согласно определенной структуре хранения.
Txt-формат загружается в каталог, который мониторит 1С для импорта данных в
программном режиме.
Робот запускается каждые 30 минут каждый день и позволяет отображать в базе
актуальные данные с лагом +-30 минут. Избавил бухгалтера от этой рутины.

Роботизировать процесс

Регистрация первичных документов

Робот мониторит папку Input, куда поступают сканы первичных документов (напр., ТОРГ-12).
Автоматическая отправка сканов на сервис распознавания текста и перемещение исходного PDF в архив.
Загрузка результатов распознавания: робот скачивает обратно оригинальный PDF и ключевой XML-файл с распознанными данными (шапка, табличная часть, суммы, НДС) в папку Temp.
Интеллектуальное заполнение 1С:
Автоматическое проведение документа в 1С и закрытие программы.
Финализация: XML-файл перемещается в архив, папка Temp очищается.

Роботизировать процесс

Распознавание счета-фактуры и ЕГРЮЛ

Робот загружает сканы/фото счетов-фактур и мгновенно распознает ключевые реквизиты: номер, дату, данные продавца, ИНН.
Автоматическая сверка ИНН с актуальными данными на портале ЕГРЮЛ для проверки легальности контрагента.
Двойная проверка данных: сверка распознанной информации с внутренней Excel-базой компании.
Интеллектуальная обработка ошибок: если робот не уверен в данных или находит расхождение, он автоматически отправляет запрос на email бухгалтеру для уточнения.
Сквозное внесение данных: после успешной проверки и подтверждения, робот автоматически загружает данные счета-фактуры в систему 1С.

Роботизировать процесс

Как проходит проект по RPA: шаг за шагом

Анализ и отбор процессов для автоматизации

Совместно с командой выявляются повторяющиеся и трудозатратные задачи. Приоритет отдается процессам с высоким потенциалом экономии времени и снижением риска ошибок.

Проектирование и разработка решений

Создаются схемы автоматизации, разрабатываются и тестируются программные роботы, которые интегрируются с существующими системами. Особое внимание уделяется обработке исключений и обеспечению безопасности данных.

Тестирование и внедрение

После успешного тестирования решения внедряются в рабочую среду. Проводится обучение сотрудников, разрабатываются инструкции и регламенты для эффективного взаимодействия с новыми инструментами.

Поддержка и развитие

Осуществляется постоянный мониторинг работы роботов, собирается обратная связь от пользователей. На основе анализа эффективности процессов проводится оптимизация и расширение области применения RPA.

Кейсы роботизации процессов в юридической компании:

Размещение сведений на сайте НБКИ

Исходные данные по процессу:

240 дел в день: в среднем подавали сотрудники
5 минут: на подачу сведений по одному должнику

Программный робот последовательно обрабатывает данные по каждому должнику: извлекает данные из 1С, авторизуется на сайте НБКИ, актуализирует данные по должнику, отправляет публикацию в НБКИ.

Параллельно робот проверяет готовность НСИ в 1С к публикации данных о должнике в НБКИ. В случае нехватки реквизитов робот ставит задачу ответственному сотруднику, чтобы он заполнил недостающие реквизиты.

В конце робот формирует отчёт о выполненной работе.

Решение

Извлекать данные по должникам из 1С и осуществлять публикацию на сайте Национальное Бюро Кредитный Историй (НБКИ).

Задача

Высвобождение времени у 2 специалистов, которые ранее вручную занимались этими задачами полный рабочий день.

Минимизированы ошибки, связанные с человеческим фактором. Сведены к минимуму отказы по делам должников от НБКИ.

Повышено качество НСИ за счет того, что робот проверяет корректность заполнения данных в 1С. Пропала необходимость перепроверки.

340 часов в месяц: высвобождено роботом
1 мин 10 сек: среднее время на подачу сведений по одному должнику
240 дел в день: в среднем подает робот

Результат

Роботизировать процесс

2. Публикация сообщений о судебных актах ЕФРСБ и Коммерсантъ

Исходные данные по процессу:

200 публикаций в день: в среднем делали сотрудники
15 минут: на публикацию по одному должнику

Программный робот последовательно публикует данные по каждому должнику: извлекает данные из 1С, авторизуется на сайте kad.arbitr, извлекает данные по арбитражному делу, сличает их с данными из 1С, после чего публикует сообщения на сайте ЕФРСБ и Коммерсантъ.

Параллельно робот проверяет готовность НСИ в 1С к публикации данных о должнике на ЕФРСБ и Коммерсантъ В случае расхождения реквизитов с kad.arbitr, робот ставит задачу ответственному сотруднику, чтобы он устранил расхождения

Решение

Извлекать данные по должникам из 1С и первичных документов. Сверять данные из постановления суда и из карточки 1С. Публиковать сообщений о судебных актах на сайте ЕФРСБ и Коммерсантъ

Задача

Высвобождение времени у 5 специалистов, которые ранее вручную занимались этими задачами полный рабочий день.

Минимизированы ошибки, связанные с человеческим фактором. Сведены к минимуму отказы по делам должников от ЕФРСБ и Коммерсантъ.

Повышено качество НСИ за счет того, что робот проверяет корректность заполнения данных в 1С. Пропала необходимость перепроверки.

860 часов в месяц: высвобождено роботом
4 мин 46 сек: на публикацию сведений по одному должнику
200 публикаций в день: в среднем подает робот

Результат

Роботизировать процесс