Программная роботизация процессов (RPA) — это технология, позволяющая автоматизировать рутинные задачи, которые традиционно выполняются сотрудниками вручную. Для юридических компаний это может быть авторизация на судебных порталах, работа с 1С, копирование и проверка данных, формирование отчётов и договоров и их загрузка в нужные системы.
Использование RPA помогает снизить количество ошибок, ускорить процессы, сократить издержки и освободить сотрудников от рутинной работы, чтобы они могли сосредоточиться более ключевых и значимых задачах.
Эффекты программной роботизации:
Ускоренное выполнение рутинных задач
Быстрое выполнение повторяющихся действий — проверка, отчёты, публикация.
Минимизация ошибок и штрафов
Программные роботы выполняют рутинные задачи строго по регламенту, исключая человеческий фактор.
Настройка под комплексные задачи
От обработки досудебных претензий до генерации уникальных договоров, решения разрабатываются под ваши требования.
Прозрачность и контроль выполнения задач
Журнал всех операций доступен в реальном времени, мгновенные уведомления о работе с исключениями.
Какие типовые процессы можно закрыть роботизацией?
Ниже представлены типовые решения RPA-автоматизации, которые экономят ресурсы в средних и крупных юридических организациях.
Помимо представленных кейсов, возможна разработка комплексных решений, объединяющих несколько процессов, и реализация ваших эксклюзивных задач. Ключевыми этапами нашей совместной работы являются индивидуальный подход и адаптация роботизации под специфику вашего бизнеса являются ключевыми этапами нашей совместной работы.
Генерация и сборка юридических документов
Бот автоматически извлекает данные из 1С/CRM и подставляет в шаблоны договоров, судебных исков и писем, формируя готовые PDF/Word-файлы. Это снижает время подготовки документов до нескольких секунд и исключает ошибки ручного копирования.
Анализ и мониторинг контрактов
Программный робот сканирует хранилища контрактов, отслеживает сроки пролонгации и даты критических событий (реновации, расторжения), присылает напоминания и даже может автоматически направлять шаблонные запросы на продление.
Публикация данных в открытые реестры (НБКИ, ЕФРСБ и др.)
Из учетной системы робот извлекает реквизиты должников и автоматически заполняет веб-формы на порталах fedresurs.ru и nbki.ru, прикрепляет необходимые файлы и формирует отчёт об успешных публикациях. Время обработки одного случая снижается с 5 до 1 минуты, а вероятность отказа из-за пропуска полей близка к нулю.
Претензионно-исковая работа
RPA формирует проекты претензий и исков, рассчитывает госпошлину, загружает файлы в систему электронного документооборота и ставит задачу юристу на финальную проверку. Подготовка одного иска занимает 1–2 минуты вместо часа, а пропуски оснований полностью исключаются.
Исполнительное производство
После вступления решения суда робот готовит электронный исполнительный лист, направляет его в ФССП и отслеживает его статус. Запуск производства занимает часы вместо нескольких дней и исключает затрату времени на почтовые операции.
Сверка данных контрагентов
Программный робот сканирует хранилища контрактов, отслеживает сроки пролонгации и даты критических событий (реновации, расторжения), присылает напоминания и даже может автоматически направлять шаблонные запросы на продление
Другие комбинации процессов
Роботизация процессов в любом случае подготавливается для ваш процесс индивидуально, адаптируясь под специфику задачи и интерфейсы системы, с которыми необходимо взаимодействовать. Даже нестандартные процессы можно автоматизировать — достаточно описать текущий порядок действий.
ДЕМОНСТРАЦИЯ РОБОТИЗИРОВАННЫХ ПРОЦЕССОВ ОТ НАШЕЙ КОМАНДЫ
Акты сверок
На почту присылаются стандартизированные акты в Excel-формате.
Задача робота сравнить присланный акт с "нашим" из базы и внести изменения.
Актуальный файл отправить бухгалтеру для ознакомления, а так же подсветить отклонения.
Робот мониторит папку Input, куда поступают сканы первичных документов (напр., ТОРГ-12).
Автоматическая отправка сканов на сервис распознавания текста и перемещение исходного PDF в архив.
Загрузка результатов распознавания: робот скачивает обратно оригинальный PDF и ключевой XML-файл с распознанными данными (шапка, табличная часть, суммы, НДС) в папку Temp.
Интеллектуальное заполнение 1С:
Автоматическое проведение документа в 1С и закрытие программы.
Финализация: XML-файл перемещается в архив, папка Temp очищается.
Робот загружает сканы/фото счетов-фактур и мгновенно распознает ключевые реквизиты: номер, дату, данные продавца, ИНН.
Автоматическая сверка ИНН с актуальными данными на портале ЕГРЮЛ для проверки легальности контрагента.
Двойная проверка данных: сверка распознанной информации с внутренней Excel-базой компании.
Интеллектуальная обработка ошибок: если робот не уверен в данных или находит расхождение, он автоматически отправляет запрос на email бухгалтеру для уточнения.
Сквозное внесение данных: после успешной проверки и подтверждения, робот автоматически загружает данные счета-фактуры в систему 1С.
Совместно с командой выявляются повторяющиеся и трудозатратные задачи. Приоритет отдается процессам с высоким потенциалом экономии времени и снижением риска ошибок.
Проектирование и разработка решений
Создаются схемы автоматизации, разрабатываются и тестируются программные роботы, которые интегрируются с существующими системами. Особое внимание уделяется обработке исключений и обеспечению безопасности данных.
Тестирование и внедрение
После успешного тестирования решения внедряются в рабочую среду. Проводится обучение сотрудников, разрабатываются инструкции и регламенты для эффективного взаимодействия с новыми инструментами.
Поддержка и развитие
Осуществляется постоянный мониторинг работы роботов, собирается обратная связь от пользователей. На основе анализа эффективности процессов проводится оптимизация и расширение области применения RPA.
Кейсы роботизации процессов в юридической компании:
Размещение сведений на сайте НБКИ
Исходные данные по процессу:
240 дел в день:в среднем подавали сотрудники 5 минут: на подачу сведений по одному должнику
Программный робот последовательно обрабатывает данные по каждому должнику: извлекает данные из 1С, авторизуется на сайте НБКИ, актуализирует данные по должнику, отправляет публикацию в НБКИ.
Параллельно робот проверяет готовность НСИ в 1С к публикации данных о должнике в НБКИ. В случае нехватки реквизитов робот ставит задачу ответственному сотруднику, чтобы он заполнил недостающие реквизиты.
В конце робот формирует отчёт о выполненной работе.
Решение
Извлекать данные по должникам из 1С и осуществлять публикацию на сайте Национальное Бюро Кредитный Историй (НБКИ).
Задача
Высвобождение времени у 2 специалистов, которые ранее вручную занимались этими задачами полный рабочий день.
Минимизированы ошибки, связанные с человеческим фактором. Сведены к минимуму отказы по делам должников от НБКИ.
Повышено качество НСИ за счет того, что робот проверяет корректность заполнения данных в 1С. Пропала необходимость перепроверки.
340 часов в месяц: высвобождено роботом 1 мин 10 сек:среднее время на подачу сведений по одному должнику 240 дел в день:в среднем подает робот
2. Публикация сообщений о судебных актах ЕФРСБ и Коммерсантъ
Исходные данные по процессу:
200 публикаций в день:в среднем делали сотрудники 15 минут: на публикацию по одному должнику
Программный робот последовательно публикует данные по каждому должнику: извлекает данные из 1С, авторизуется на сайте kad.arbitr, извлекает данные по арбитражному делу, сличает их с данными из 1С, после чего публикует сообщения на сайте ЕФРСБ и Коммерсантъ.
Параллельно робот проверяет готовность НСИ в 1С к публикации данных о должнике на ЕФРСБ и Коммерсантъ В случае расхождения реквизитов с kad.arbitr, робот ставит задачу ответственному сотруднику, чтобы он устранил расхождения
Решение
Извлекать данные по должникам из 1С и первичных документов. Сверять данные из постановления суда и из карточки 1С. Публиковать сообщений о судебных актах на сайте ЕФРСБ и Коммерсантъ
Задача
Высвобождение времени у 5 специалистов, которые ранее вручную занимались этими задачами полный рабочий день.
Минимизированы ошибки, связанные с человеческим фактором. Сведены к минимуму отказы по делам должников от ЕФРСБ и Коммерсантъ.
Повышено качество НСИ за счет того, что робот проверяет корректность заполнения данных в 1С. Пропала необходимость перепроверки.
860 часов в месяц: высвобождено роботом 4 мин 46 сек:на публикацию сведений по одному должнику 200 публикаций в день:в среднем подает робот