Финансовый и управленческий учет

Бит.Финанс Управленческий учет

1100

Предметные области

Внедренные продукты

Подсистемы

Количество
АРМ

Трудозатраты,
чел-ч

Казначейство
Бюджетное планирование
Сбор факта
Быстрое закрытие периода в УУ

Повышение продуктивности финансового подразделения в 2 раза

Dr. Theiss Naturwaren GmbH – немецкая семейная компания, основным бизнесом которой является производство и разработка широкого спектра продуктов в фармацевтической и косметической отраслях.

Хочу так же

2 880 часов/год

Бюджетирование и сбор факта

Сокращение трудозатрат всех сотрудников компании на оформление и согласование ЗРДС

112 часов/год

Сокращение трудозатрат отдела финансов на годовую подготовку БДР

192 час/год

Сокращение трудозатрат отдела финансов и бухгалтерии на формирование бюджетов подразделений (ежемесячно)

ЦИФРЫ ПРОЕКТА:

Казначейство

95 часов / год

Сокращение трудозатрат отдела финансов на ежемесячную подготовку БДДС

741 час/год

Сокращение трудозатрат отдела финансов и бухгалтерии на ЗРДС

СИТУАЦИЯ ДО ВНЕДРЕНИЯ:

Было:

Состояние учета:

1. Планирование поступлений упрощенное и не учитывало корректирующие факторы:

взаимозачеты
доп. отсрочки на особые товарные группы
платежеспособность отдельных клиентов

2. Полностью ручное и трудозатратное формирование планируемых поступлений
3. Существенные трудозатраты при корректировке бюджетной модели в Excel
4. Ручной процесс согласования оплат не давал уверенности в его безукоризненном исполнении
5. Подача заявок на оплату в Excel по электронной почте
6. Уточнение статуса оплаты в ручном режиме
7. Отсутствие оперативного план-фактного анализа БДДС
8. Получение план-факта по БДР раз в месяц
9. Отсутствие сценарного планирования и возможности сравнить различные сценарии между собой

Просрочка оплаты поставщикам и клиентам
Отсутствие ожидаемых поступлений, из-за незапланированных взаимозачетов или изменений, о которых забыли сообщить сотрудники отдела продаж.
Отсутствие оперативного контроля над затратами как у отдела финансов, так и у руководителей подразделений
План-факт раз в месяц мог констатировать факт отклонения, но не позволял управлять этим процессом
В работе финансового отдела значительную долю рабочего времени занимала обработка данных.

ПРЕДПОСЫЛКИ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ:

Проблемы УУ:

Финансовая модель в Excel обрабатывалась с большим трудом даже на самом мощном ноутбуке

Совместная работа с финансовой моделью была затруднительной, особенно посредством сетевых дисков и на удаленке

Расчет P&L был реализован в SQL с визуализацией в PowerBI, но трудоемкой поддержкой и доработкой

Существенные ограничения по дальнейшему развитию УУ

ВЫБОР ПРОГРАММНОГО
ПРОДУКТА:

Почему Первый Бит?

Компетенции компании и команды Исполнителя
Разработчик продукта знает его существенно глубже, чем иные интеграторы
Подрядчик не настаивал на выборе определенной платформы
Проект внедрения финансовой системы обсуждался с 2020 года
Длительный период успешного сотрудничества с командой Исполнителя

Гибкая и функциональная система за разумные деньги
Широкий функционал по интеграции с внешними системами
Возможность автоматизации процессов
Удобная загрузка из Excel
Возможность гибко настроить формы ввода
Подробная документация и обширный опыт эксплуатации
Сохранение стратегии одного вендора по функциональному направлению
Рекомендации от коллег “по цеху”
На рынке труда достаточное количество экспертов, которые знают Бит.Финанс
Возможность поддержки внедренной системы силами своей команды

Павел Аверьянов
CIO Dr. Theiss

Были четкие требования, которым система должна соответствовать
Все отчеты из Excel нужно было повторить в системе, а в Бит.Финанс это можно сделать достаточно легко
Возможность реализации сложных схем распределения с возможностью настройки исключений
Возможность реализовать повышенные требования по уровню детализации по аналитикам

Ольга Федюшина
CFO Dr. Theiss

ТАЙМЛАЙН ПРОЕКТА:

Казначейство

Сбор факта БДДС

Планирование БДР и БДДС

Сбор факта БДР

Модель учета альтернативных затрат**

ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА:

Автоматизированные процессы бюджетного планирования и распределения плана и факта

Три уровня статей

Бит.Финанс установлен на 1С:Бухгалтерия

Нестандартная ИТ-архитектура

Мастер-база — 1С:Управление торговлей

Прямая интеграция между системами

Минимизация двойного ввода

Формирование поступлений БДДС на основе факта продаж с возможностью последующей корректировки данных

Индивидуальные формы ввода бюджета

Минимизация затрат на проект: высокорисковые работы выполнялись заказчиком

Супер аккрулы (ACCR)

Заморозка периодов в SQL

Двойное закрытие года

ЭТАПЫ ПРОЕКТА:

Что сделали:

Аналитики по 51 счету

Отображение факта всех остатков на 51 счете
Остатки на конец месяца по 51 счету переносятся в бюджет БДДС на следующий месяц
Автоматическая разноска по статьям, платежи по статьям, брендам и другим аналитикам
Автоматизация процесса переноса бюджета из одной статьи в другую в одном подразделении
Контроль лимитов по подразделениям
Автоматизация процесса согласования внебюджетных заявок
Прозрачная система согласования и обработки ЗРДС и последующий оплаты счета
Авто информирование о смене статуса ЗРДС

Внедрение казначейства

Возможность копирования данных из периода в период

Планируемые поступления формируются автоматически на основе факта продаж с учетом отсрочки в договорах поставок, особенностей товарных групп, платежеспособности клиентов

Отдел продаж только корректирует планируемые поступления и заполняет планируемые затраты БДДС

Сервисные подразделения самостоятельно заполняют БДДС и БДР

Годовой план продаж (БДР) загружается автоматически из SQL (PowerBI)

Формирование финансового бюджета

Настройка автоматизированных процессов для регулярных процессов

БДДС оперативный
БДР годовой
БДР экрулы

Что сделали:

2. Бюджетное планирование

Корректировка бюджета поступлений ( оперативный БДДС)

Форма ввода оперативного БДДС

Форма ввода затрат (оперативного БДДС)

Корректировка бюджета поступлений ( оперативный БДДС)

"Двойное закрытие"

Раздельная блокировка периодов в регистрах управленческого учета.
Отдельная блокировка месяца и года.
Двойное закрытие года - в конце календарного года и в конце первого квартала. При втором закрытии сторнируются аккрулы закрываемого года.

Сбор факта из БУ

Сбор факта из ЗУП

Автоматическая трансляция данных и формирование зависимых оборотов

Исключение ручного ввода везде, где это возможно

Концепт:

Аккрулы (супераккрулы)

Внесение подразделения с детализацией по необходимым аналитикам (договора, приложения и т.д)
Контроль в финотделе и проведение
Автоматическое сторнирование
Отслеживание качества сторнирования

Три уровня отчетов между которыми реализован мэппинг. Можно из отчета материнской компании опуститься до определенной затраты

Оперативный - вносим данные - отчет по заявкам на расход и т.п. (молоко и сахар)
Управленческий - собираем P&L
Отчет для материнской компании - верхний уровень

Сбор консолидированной отчетности и отдельно по каждому юридическому лицу

Сбор факта из УТ через SQL (Power BI)

Подготовка данных реализована заказчиком
Заморозка периодов для аккрулов была повторена заказчиком в SQL
Интеграция SQL и Бит.Финанс реализована заказчиком

Автоматическая загрузка всех данных

регламентами
по кнопке

Особенности:

ИТ-архитектура после внедрения бюджетирования

ЧТО ПОЛУЧИЛИ:

Казначейство:

Бюджетное планирование:

Автоматизированный процесс планирования БДДС и БДР

Сценарное планирование:

Предварительный годовой по месяцам
Утвержденный годовой по месяцам
Оперативный годовой по месяцам
Оперативный месячный план

Распределение бюджетов (план и факт)

Снижение сроков формирования и повышение качества подготовки данных

Удобство корректировки и сбора данных в случае пересмотра бюджетов

Возможность копирования данных из предыдущих периодов

Удобство ввода данных и возможность контроля исполнения бюджетов у руководителей подразделений в онлайн режиме

Защита от редактирования согласованных данных

Единый формат ввода данных и использование только актуальных статей и аналитик

Планирование расходов исходя из остатков на 51 счете

Четкое планирование денежных средств исключает появление кассового разрыва

Снижение нагрузки на сотрудников бухгалтерии

Оперативный доступ к данным рядовым сотрудникам и руководителям подразделений

Высвободившиеся средства позволяют получать дополнительный доход в краткосрочных размещениях

Появился разрез по множеству аналитик: организации, статьи, бренды, подразделения, договоры, период и другие

Согласование ЗРДС проходит по заданной логике и очень быстро

Четкое планирование денежных средств исключает появление кассового разрыва

Подразделения не могут потратить больше заложенного лимита самостоятельно

Контроль за поступлением денежных средств (общие ПДЗ не превышает 1,5% от ОДЗ)

Функциональный:

Строгий контроль лимитов
Встроенный процесс согласования внебюджетных заявок
Полная автоматизация всех процессов бюджетного планирования (запуск одним кликом)
Многосценарное планирование
Онлайн доступ участников бюджетного процесса к плановым и фактическим данным с возможностью сравнения
Возможность легко изменять аллокацию расходов при изменении требований материнской компании
Гибкая ролевая модель
Возможность Drill down
Новая структура P&L отчетности для материнской компании

Экономический:

Выполнение обещанных финансовых обязательств перед материнской компанией
Снижение репутационных рисков и повышение имиджа перед клиентами и поставщиками
Снижение ПДЗ от ОДЗ до 1,5%
Контроль за денежными средствами позволяет получать дополнительный доход от размещения на коротких депозитах

ЭФФЕКТ ОТ ВНЕДРЕНИЯ:

ЗНАКОМАЯ СИТУАЦИЯ?

Отправляя заявку, вы принимаете условия оферты и согласны с политикой конфиденциальности сайта

Запишитесь на бесплатную консультацию

РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ ВАС

#история_успеха

Кейс ГК Вальд

Как собрать факт из большого количества информационных баз и распределить его на каждый SKU

#статья

Технология реализации проекта: как происходит автоматизация бизнеса

Расскажем, как происходит внедрение программного продукта в нашем департаменте.

#подсистема

Бюджетное планирование в БИТ.Финанс

Это процесс создания подробного финансового плана, который учитывает доходы, расходы и денежные потоки организации на определенный период времени, обычно на один год. Бюджетное планирование может включать в себя планирование по различным бюджетам и аналитикам, которые отслеживает компания: БДДС, ББЛ, БДР, и другие.