— один из крупнейших дистрибьюторов снегоуборочной, садово-парковой и строительной техники на территории России и стран СНГ
Бюджетирование
Получение данных
Преобразование данных
МСФО
Консолидация
Как собрать факт из большого количества информационных баз и распределить его на каждый SKU
Особенности
30 лет на рынке
500 сотрудников
работает с 1993 года
долгий срок закупки (из Китая)
специфическая модель бизнеса
большое количество учетных систем
СИТУАЦИЯ ДО ВНЕДРЕНИЯ:
Было:
Состояние учета:
Оперативный и бухгалтерский учет не сходились.
Процесс согласования оплат занимал до 10 рабочих дней, что приводило к просрочкам.
Риски потери платежных документов.
Недостаточно информации для детального анализа денежных потоков и финансового результата.
Низкая скорость получения фактических данных (Cashflow — 5 дней, P&L — до 3 месяцев).
Широкий набор разрозненных информационных систем:
1С:БП - 6 шт;
ЗУП;
Самописная УТ.
Низкая зрелость методологии управленческого учета и отчетности
Отсутствие понимания, сколько зарабатывает компания (какие SKU доходные, какие убыточные).
Нет возможности сформировать БДДС, БДДР, ББЛ.
Информация хранилась в самописной УТ. Каждый раз нужно создавать отчет на конкретную дату (за месяц — 30 отчетов).
Самописная информационная система оперативного учета
Качество данных низкое, много повторов и непрозрачных отчетов.
Цифры из управленческого и бухгалтерского учета не совпадали.
ПРЕДПОСЫЛКИ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ:
Проблемы УУ:
Многие данные не собирались (например, учет остатков).
Недостаточно информации для анализа из-за отсутствия метрик для синхронизации данных.
Разница в данных об остатках между бухгалтерским и оперативным учётом.
Остатки и оперативный учёт велись без разделения по юридическим лицам.
ВЫБОР ПРОГРАММНОГО ПРОДУКТА:
Мы предложили БИТ.ФИНАНС Управленческий учет как гармоничное развитие ранее реализованного проекта по казначейству.
+ Удобная и гибкая консолидация
+ Широкие возможности для создания отчета
+ Возможность организовать обособленную базу управленческого учета
+ Быстрый расчет себестоимости
+ Есть accruals
Бит.Финанс:
ЭТАПЫ ПРОЕКТА:
Блоки
Бюджетирование
Сбор факта
Казначейство
2 дня по 3 часа
Казначейство
40 пунктов:
функционал ЗРДС постановка лимитов
работа с прикрепленными файлами
работа сверх бюджета и др.
Права доступа
НСИ
Создание пользователей информационной базы
Права установки виз и др.
Настройка НСИ
Установка маски кода
Заполнение справочников:
«Статьи оборотов»
«Сценарии бюджетирования»
«ЦФО»
«Бюджеты»
«Проекты»
2. Подготовка к проекту:
1. Анализ учета и подготовка методологии (подготовка к экономическому блоку. 2. Анализ состояния первичного учета: разработана методика получения факт данных на основе данных БУ. 3. Проверка гипотез управленческого учёта: составление пробных отчётов, из которых выбирался лучший вариант структуры отчёта. Отчётность была собрана в Excel.
Экономическая часть
P&L
P&L на SKU
Сбор факта (P&L)
Balance Sheet (BS)
Финансовая часть
Казначейство
Платежный календарь
CashFlow (CF)
Сбор факта
3. Реализация казначейства:
Концепт — ВЭД как особенность нашего учета
В поле «назначение платежа» появились кодификаторы, которые позволяют автоматически разносить выписки и заявки по статьям расходов и автоматически вводить дебиторскую задолженность.
4. Реализация сбора фактических данных и закрытия месяца:
Особенности:
Очень затейливая архитектура;
Наличие бухгалтерских баз, самописной базы УТ, Excel;
Ручной сбор данных из всех систем.
Данные регламентированного учета и управленческого отличаются из-за разных подходов к формированию показателей (остатки продукции, структура себестоимости, себестоимость).
Себестоимость и выручка по реализации формировались в разных юр. лицах
Количество информационных систем - 8
Отсутствие учета по организациям в базе операционного учета
Комиссионная торговля
Восстановление себестоимости при обратной реализации
БДР по SKU*
Модель учета альтернативных затрат**
ББЛ
БДДС косвенным методом
*калькуляция на единицу реализованной продукции **вторая себестоимость формируется исходя из изменений курса и цен поставщиков
Фишки этапа:
Баз распределения
БДР по SKU
Проблема масштаба табличной части - при распределении
Модель учета альтернативных затрат
74
20+
700 000+
тыс.
строк
5. Реализация бюджетного планирования:
Концепт
Получение части данных планирования из системы операционного учета;
Другая часть была достроена в Бит.Финанс;
Формирование плановой себестоимости.
Реализация
Оперативно - 3 месяца
Без доработок кроме ВЭД
Концепт:
Персональное обучение заказчика
ЧТО БЫЛО:
полноценно не готовился из-за сложной структуры бизнеса и отсутствия механизма сбора факта
CashFlow
собирался вручную по всем базам
P&L
велся вручную с задержкой формирования и потерей платежей
Платежный календарь
ЧТО ПОЛУЧИЛИ:
Казначейство:
Систематизация всех CF в компании, в том числе между разными бизнес-юнитами: недвижимость и торговля
Разделили за счет добавления аналитики
Увеличение аналитических возможностей
В 1 регистре появилась возможность вести учет в 17 разрезах
Увидели затраты, которые относятся к другому бизнес-юниту
Корректно распределили расходы между бизнес-юнитами
Усиление контроля над проведением оплат за счет детализации расходов и автоматизированного контроля лимитов
Ускорение сбора фактических данных и подготовки отчетности
Cashflow к 10 утра следующего рабочего дня
Сбор факта:
P&L формируется в течение 10 рабочих дней
Получилось раздробить цифры до тысячных
Появилась возможность дрилл-дауна до документа
Были выявлены методологические разрывы между управленческим и бухгалтерским учётом, которые впоследствии были устранены
Появилась возможность видеть финансовый результат с учетом изменений цен поставщиков, курса валюты
Бюджетное планирование:
Была реализована загрузка данных товарного планирования из Excel в Бит.Финанс
В остальном — типовое бюджетное планирование в Бит.Финанс
“
Данная система действительно помогла нам ускорить процесс подготовки отчетности, а также реализовать функции, которые невозможно было бы сделать в ручном режиме в Excel, в связи с их высокой трудоемкостью. Процесс реализации проекта проходил в комфортном режиме. Со стороны сотрудников интегратора присутствовал диалог и конструктивная дискуссия, которые помогали найти оптимальные инструменты для решения тех или иных бизнес-задач.
— Чухорев Дмитрий, CFO "Вальд"
ОБЩИЕ РЕЗУЛЬТАТЫ:
Ускорился процесс бюджетирования за исключением риска с КА
P&L на 70 % быстрее CF на 60% быстрее
Появилась плановая калькуляция по 20+ тысячам SKU
компания смогла увеличить рентабельность от 2 до 3 процентных пунктов (убрала нерентабельные позиции)
ускорилась оборачиваемость запасов и активов на 10%
Появилась возможность анализировать долю прибыли каждого SKU в ассортиментной матрице
Настроили формирование альтернативной себестоимости