Главная
→
Кейсы
→
Сеть семейных клиник

Роботизация бизнес-процессов (RPA) в административно-хозяйственной деятельности.

Платформа PIX RPA
Информационная система 1С (с доработкой интерфейса)

1 автоматизированное рабочее место (АРМ) в виде RPA-робота, централизованно обслуживающего 10 клиник и заменяющего рутинную работу до 40 администраторов.

102

Функциональная область

Внедренные продукты

Сроки реализации

Количество АРМ

Трудозатраты,
чел-ч

«Первая семейная клиника Петербурга».
Холдинг из 10 клиник, предоставляющий комплексные медицинские услуги для всей семьи с 2003 года.
Отрасль: Здравоохранение, частная медицина.

11.08.2025 - 20.10.2025

Автоматизация обработки входящей корреспонденции: RPA-робот для гарантийных писем в сети семейных клиник

Хочу так же

99%

ЦИФРЫ ПРОЕКТА:

Прикрепление гарантийного письма и, как следствие, начало обслуживания пациента теперь происходит в режиме, близком к реальному времени.

Сокращены сроки исполнения заказов / оказания услуг:

Сокращены операционные и административные расходы

на

Сокращены трудозатраты
в подразделениях на обработку гарантийного письма
(с 15 мин до 15 сек)

За счет высвобождения времени 40 администраторов для более важных задач и снижения финансовых потерь.

СИТУАЦИЯ ДО ВНЕДРЕНИЯ:

Обработка гарантийных писем от страховых компаний (АльфаСтрахование, ВСК, СОГАЗ) велась вручную администраторами в смене.
Письма приходили на общий почтовый ящик, их нужно было открыть, найти файл, скачать, прочитать, определить тип, найти пациента в 1С и прикрепить письмо к карточке.
На одно письмо уходило от 15 до 25 минут, процесс был подвержен человеческому фактору (ошибки, переключение на других пациентов, потеря писем). Обрабатывали только по запросу, что вело к финансовым и репутационным рискам.

ПРЕДПОСЫЛКИ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ:

Отсутствие контроля:

Репутационные риски:

Финансовые потери:

Низкая скорость и неполный охват:

Невозможно было отследить лимиты и аннулирования в письмах.

Неэффективное использование ресурсов:

Квалифицированные администраторы тратили время на рутинную работу вместо общения с пациентами.

Пациенты долго ждали оформления, что приводило к жалобам.

Отсутствие вовремя прикрепленного гарантийного письма означало отказ в оплате со стороны страховой компании.

Ручная обработка занимала много времени, физически невозможно было обработать все 27 500+ писем в месяц.

ВЫБОР ПОСТАВЩИКА И
ПРОГРАММНОГО ПРОДУКТА:

Клиент обратился к нам по рекомендации коллег из клуба ДМС (компания СМТ). Было рассмотрено несколько подрядчиков на рынке RPA, но выбор пал на нас благодаря уже сложившемуся доверию с прошлых проектов (внедрение 1С). Из предложенных решений клиент выбрал платформу PIX RPA за ее надежность и подходящий функционал для задачи. На старте рассмотрели два процесса, начали с более быстрого в реализации — роботизации обработки гарантийных писем.

ВЕРХНЕУРОВНЕВЫЕ
ЭТАПЫ:

Обследование и демо:

Совместный анализ процессов, демонстрация технологии на примере, выбор процесса для пилота.

Разработка робота:

Создание RPA-сценария на PIX RPA с учетом специфики писем от трех страховых компаний, интеграция с 1С и почтой.

Тестирование и доработка:

Внутреннее тестирование, обработка кейсов с вариативными форматами писем (особенно СОГАЗ) и сложными ФИО.

Внедрение и опытная эксплуатация:

Разворачивание робота на весь холдинг, обучение ключевых пользователей, сдача проекта, настройка отчетности.

ИТ-АРХИТЕКТУРА:

Ключевые
преимущества
алгоритма:

Полная автоматизация от получения письма до занесения в базу

Адаптивность под разные форматы и изменения в шаблонах писем

Отказоустойчивость: нестандартные письма отправляются на ручную обработку без остановки процесса.

Круглосуточная работа по расписанию без участия человека.

Это решение исключило ручной труд из цепочки обработки документов ДМС, обеспечив высокую скорость, точность и масштабируемость процесса для всей сети клиник.

ЭТАПЫ ПРОЕКТА:

Интеграция с 1С

Следующий этап — бесшовная интеграция с 1С. Робот ищет карточку пациента в медицинской информационной системе по ФИО и дате рождения. Если карточка найдена, он автоматически создаёт запись в разделе «Гарантийные письма», прикрепляет файл и заполняет все необходимые поля. Если пациент новый — робот самостоятельно создаёт новую карточку с минимальным набором данных, что исключает задержки в обслуживании.

ШАГ 2

Извлечение данных

Автоматизированное извлечение данных происходит
по чётким правилам для каждой страховой. Робот распознаёт формат письма (RTF или PDF)
и интеллектуально извлекает ключевые поля: ФИО пациента, дату рождения, номер полиса, срок действия ГП, лимиты и тип услуги. Особое внимание уделено обработке нестандартных случаев: аннулирований, откреплений, писем с «прыгающей» вёрсткой (СОГАЗ) и составными фамилиями.

Источники корреспонденции

RPA-робот для автоматической обработки входящей корреспонденции выполняет полный цикл работы

с гарантийными письмами от страховых компаний

в медицинском холдинге. Процесс роботизированного документооборота начинается с проверки почтового ящика, куда поступают письма от трёх ключевых партнёров по ДМС: АльфаСтрахование, ВСК и СОГАЗ.

ШАГ 1

ШАГ 3

ФИШКИ И ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА:

Централизация:

Ключевым преимуществом стала централизованная обработка документов одним роботом на весь холдинг из 10 клиник, что исключило необходимость внедрения в каждое подразделение.

Работа с legacy-системами:

Успешно проведена интеграция RPA

с 1С, включая доработку интерфейса 1С для корректного отображения данных, внесенных роботом (создан отдельный раздел «Гарантийные письма» в карточке пациента).

Проактивное устранение ошибок:

В процессе разработки были решены неочевидные проблемы, такие как конфликты из-за двойных пробелов

при загрузке в 1С.

РЕЗУЛЬТАТЫ:

Скорость:

Время обработки одного гарантийного письма сократилось

с 15-25 минут до 15 секунд.

Масштаб:

RPA-робот полностью обрабатывает весь входящий поток — 28 000 писем

в месяц от трех страховых компаний.

Бесперебойность:

Робот работает ежедневно с 07:00

до 22:00, обрабатывая письма даже

в нерабочее время персонала.

Надежность:

Внедрена система валидации (определение страховой, проверка вложений). Битые или нестандартные письма автоматически перенаправляются в папку для ручной обработки, не останавливая основной процесс.

Контроль:

Внедрен кастомизированный отчет

о количестве обработанных

и направленных вручную писем

за сутки.

Отказоустойчивость:

Решены сложные кейсы (вариативные шаблоны СОГАЗ, многосоставные ФИО, ограничения 1С).