RPA В РАБОТЕ ФИНАНСИСТА И БУХЛГАЛТЕРА
Программный робот заберет на себя работу по записи, переносу и разнесению данных
Программный робот может выполнять работу без перерывов
Одному программному роботу можно дать до пяти задач, которые он будет выполнять в разное время своей работы
ЧТО ТАКОЕ PRA?
RPA (программная роботизация) - это инструмент быстрой автоматизации рутинных процессов. Робот имитирует действия человека и выполняет несложные, но трудоемкие задачи.
Например, перенос данных внутри информационных систем одной компании.
ЗАДАЧИ ДЛЯ RPA-АССИСТЕНТА
1
Сбор, проверка и верификация информации
2
Синтез и анализ структурированных и неструктурированных данных
3
Запись и передача информации
и данных
4
Вычисление
и/или принятие решения (основываясь на правилах)
5
Отслеживание,
определение и уведомление
о показателях производительности
6
Координация и
управление действиями
7
Взаимодействие
и поддержка пользователей и клиентов
70% внедрений RPA относятся к бухгалтерии или финансам

Процессы в бухгалтерии и финансах часто полностью или частично можно роботизировать, что и делает этот инструмент популярным в бизнес-юните

Группы процессов для роботизации в финансах и бухгалтерии
ГДЕ В ФИНАНСАХ МОЖНО ПРИМЕНИТЬ RPA?
Источники платежей
Работа с клиентами
Общий бух учет
Отчетность и учет
Казначейство
Фин планирование

Налоги

Управление процедурами закупки
Закупка продуктов и услуг
Получение продуктов и услуг
Выставление счетов
Обработка платежей
Оценка/выдача кредитов
Управление квотами по счетам
Обработка счетов/поручений
Выставление счетов
Обработка счетов
Работа с наличными
Обработка персональных данных
Планирование и управленческий учет
Общий учет и отчестность
Учет основных активов
Учет заработной платы
Управление политиками и процедурами
Выполнение общего учета
Выполнение учета основных средств
Выполнение финансовой отчетности
Управление казначейскими процессами
Управление наличностью
Управление внутренними банковскими счетами
Управление долгом и инвестициями
Управление рисками
Отчеты и анализ
Бюджетирование, прогнозирование
Разработка стратегии по налогам и сборам
Обработка налоговых платежей
Примеры роботизируемых процессов

Ситуация

Ежедневно на почту бухгалтеров компании поступают отчеты эквайеров по каждому конкретному филиалу «Спортмастера» – их нужно проверить и выгрузить в систему учета на платформе 1С.

Первый день рабочей недели был самым загруженным для бухгалтеров – нужно было обработать все поступившие за выходные отчеты.


Решение

Внедрение робота PIX для сбора, обработки и выгрузки отчетов эквайеров по филиалам в

Систему учета на платформе 1С.


Результат роботизации

Сокращение трудозатрат бухгалтеров на обработку отчетов эквайеров.


Время обработки: 10 минут → 4,5 минут

Время обработки сотрудника: 19:00 → 12:00

Ситуация

Создание платежных поручений в банковской системе АБС на основании ведомостей из учетной системы 1С.


Решение

Автоматизация процесса с помощью программного робота.


Результат роботизации

Повышена производительность создания платежных

поручений. Программный робот снизил трудозатраты на 6

человеко-часов в день.


300 шт. платежных поручений в день обрабатывается роботом.

Время на обработку одного поручения: 2,4 минуты → 36 секунд

Ситуация

  • Уходит несколько дней на выгрузку и сверку отчетов по формам отчетности
  • Уходит до недели на переименование и систематизацию отчетов
  • Задействовано 15 сотрудников

Задача

Автоматизация процесса сбора форм отчетности из подсистемы ГИИС «Электронный бюджет», систематизации и переименования по заданным параметрам


Результат роботизации

  • Автоматический сбор отчетов с минимальным участием сотрудников
  • Автоматическое переименование и систематизация отчетов
  • Наличие свободного времени сотрудников для иных задач

Время выгрузки бюджетной отчетности:

1 неделя → 1 день

КЕЙСЫ НАШЕЙ КОМАНДЫ
Перенос реестра желтых ценников в 1С

  • Сотрудники клиента работают с желтыми ценниками в excel-файле, называемом реестром. Есть задача отражения изменения данного реестра в их 1С. Данной рутиной занялся RPA-робот.
Акты сверок

  • На почту присылаются стандартизированные акты в Excel-формате.
  • Задача робота сравнить присланный акт с "нашим" из базы и внести изменения.
  • Актуальный файл отправить бухгалтеру для ознакомления, а так же подсветить отклонения.
Выгрузка банковской выписки

  • Выгрузка выписок из Райффайзен банка в .pdf и .txt форматах.
  • PDF-формат загружается в каталог согласно определенной структуре хранения.
  • Txt-формат загружается в каталог, который мониторит 1С для импорта данных в
  • программном режиме.
  • Робот запускается каждые 30 минут каждый день и позволяет отображать в базе
  • актуальные данные с лагом +-30 минут. Избавил бухгалтера от этой рутины.
Прием и проведение импорта в SAP
На почту приходят в разное время несколько документов:
Таможенная декларация и пакет документов (Tax Invoices и Packing List).
На пилоте требовалось распознать пакет документов и составить пары "счета-товарная накладная", по каждой паре извлечь набор параметров и перенести часть из них в SAP.

НАША PRA-КОМАНДА

  • Петр Иванищев
    Руководитель отдела BIRPA,
    Департамент Финансы,
    Первый Бит
  • Илья Бакин
    Руководитель Отдела продаж 1,
    Департамент Финансы
    Первый Бит
  • Денис Галимов
    Руководитель Департамента Финансы,
    Первый Бит
  • Александра Редько
    Руководитель Отдела продаж 2,
    Департамент Финансы
    Первый Бит

Давайте устроим встречу

Оставьте свои данные в форме и наш специалист свяжется с вами