34
очных интервью
Проведено с участниками процессов на этапе обследования.
Цифры проекта
100+
внутренних документов
Изучено для сопоставления практики и действующих регламентов.
8
смежных ИС
Обследовано при анализе текущего ИТ-ландшафта.
18
бизнес-процессов
Вошло в согласованную верхнеуровневую модель To Be.
Ситуация до проекта
Три варианта одного процесса
Капитальным строительством управляли десять филиалов с различающимися организационными структурами, маршрутами работ и наборами инструментов.
У каждого варианта было собственное распределение задач и ответственности. Поэтому единый обзор портфеля, контроль ключевых событий и прогнозирование отклонений требовали дополнительной ручной работы.
Проблемы такого подхода
- Сотрудники использовали восемь смежных информационных систем и множество отдельных файлов.
- Часть данных вводилась повторно, а документы поступали по разным каналам.
- Маршрутизация, согласование и возврат замечаний во многих случаях выполнялись вручную.
- Более 100 отчетных форм в основном готовились вручную.
- Сроки и стоимость проектов контролировались в локальных инструментах.
Предпосылки для автоматизации
Главная задача состояла не в выборе программы, а в подготовке единой управленческой модели.
Перенос разных филиальных практик в новую систему без предварительной стандартизации закрепил бы дублирование операций, ручные согласования и разрывы ответственности.
Заказчику требовалось:
- согласовать сквозной процесс капитального строительства для всех филиалов;
- закрепить роли и ответственность на каждом этапе жизненного цикла проекта;
- свести документы, статусы, сроки, стоимость и отчетность в единую модель;
- определить состав целевой системы и интеграций до начала разработки.
Роль команды и проектное решение
Команда «Первого Бита» выступала как бизнес-архитектор: обследовала процессы и ИТ-ландшафт, моделировала целевое состояние, разрабатывала методологию и переводила согласованные решения в требования к будущей системе.
Ключевой принцип
Сначала единые процессы, роли и документы — затем разработка программного решения
Проектный этап завершился методологией и техническим заданием. Разработка, выбор окончательного состава продуктов и ввод информационной системы в эксплуатацию в этот этап не входили.
Этапы проекта
Работа шла от фактического состояния к нормативной модели, целевым процессам и формализованным требованиям к системе.
Цель проекта
Создать согласованную управленческую и функциональную основу для будущей автоматизированной системы управления капитальным строительством.
Критерий результата этапа
Единые правила, роли, документы, показатели и интеграционные потоки должны быть описаны до начала проектирования и разработки системы.
Обследование
Провели 34 очных интервью, изучили более 100 внутренних документов и обследовали восемь смежных информационных систем.
Результат: собран фактический контекст процессов, документов и ИТ-ландшафта.
Модель As Is
Зафиксировали три варианта выполнения процесса. Подготовили более 200 вариантов схем и отработали свыше 300 замечаний к моделям и отчету этапа объемом более 1 900 страниц.
Результат: различия филиальных практик стали видимыми и сопоставимыми.
Нормативная модель
Сопоставили практику с внутренними регламентами, выявили дублирование, ручные операции и разрывы ответственности.
Результат: определили, какие действия нужно унифицировать до автоматизации.
Методология и ролевая модель
Разработали методологию объемом более 450 страниц, 25 устойчивых ролевых сценариев и четыре проекта локальных нормативных актов. Основные положения согласовывали более чем на 30 рабочих встречах; к методологии отработали свыше 500 замечаний.
Результат: процессы, роли, документы, данные и контроль объединены в одном наборе правил.
Целевая модель To Be
Спроектировали единый сквозной процесс из 18 верхнеуровневых бизнес-процессов. Подготовили 45 согласованных схем; с учетом итераций проработали более 100 вариантов.
Результат: сформирована общая процессная основа для всех филиалов.
Организационные документы
Подготовили предложения по актуализации двух основных распорядительных документов и более 150 должностных инструкций.
Результат: целевая модель получила опору в организационных документах.
Техническое задание
Сформировали техническое задание объемом более 130 страниц на проектирование системы из четырех модулей, описали интеграции со смежными ИС и отработали более 250 замечаний.
Результат: следующий этап можно оценивать и планировать по согласованному объему требований.
