Эта статья — практическая шпаргалка по настройке и формированию ББЛ. Сохраняйте в закладки, чтобы всегда иметь под рукой четкий алгоритм действий.
Формирование Бюджета по балансовому листу (ББЛ) или Прогнозного баланса — ключевая задача управленческого учета. В программе БИТ.Финанс этот функционал реализован полноценно, но его доступность зависит от версии продукта.
Версии и доступность:
- «Управленческий учет» и «Холдинг»: Полный функционал, включая автоматическое закрытие счетов и переоценку.
- «ПРОФ»: Построение ББЛ доступно, но часть операций (например, закрытие счетов) выполняется вручную.
- «Стандарт»: Учет на плане счетов бюджетирования и построение ББЛ недоступны.
Шаг 1: Подготовка и настройка базовых объектов
Для работы с ББЛ используются следующие механизмы системы:
1. План счетов бюджетирования. Его можно создать с нуля или импортировать из бухгалтерского плана счетов. Это основа для всех дальнейших проводок.
2. Виды субконто (ПВХ). Определите аналитику, которая будет использоваться на счетах (например, «Статьи оборотов», «Проекты», «Контрагенты»). В отличие от привычного бухгалтерского плана счетов, доступно 4 вида субконто.
3. Справочник «Статьи оборотов». Здесь создаются шаблоны проводок для автоматического отражения операций. Каждая статья (например, «Оплата поставщику») будет иметь шаблон: Дебет счета X, Кредит счета Y.
4. Справочник «Сценарии бюджетирования». Обязательно создайте сценарии, например, «План» и «Факт». На них будут храниться разные наборы данных.
5. Документ «Операция (бюджетирование)». Используется для ввода начальных остатков на сценариях и отражения разовых (не типовых) операций.
Шаг 2: Принцип отражения плановых данных
Плановые данные можно отразить двумя основными способами:
- Вариант 1 (Основной): Через шаблоны в «Статьях оборотов». При проведении документов бюджетирования («Бюджетная операция», «Форма ввода бюджета») система автоматически создает проводки в «Журнале проводок (бюджетирование)» по заданным шаблонам.
- Вариант 2 (Гибкий): Через «Правила трансляции». Этот механизм нужен для сложных условий. Например, если одна и та же корреспонденция счетов должна отражаться по-разному для разных филиалов (ЦФО) или проектов.
Шаг 3: Регламентные операции – закрытие месяца и переоценка
Для корректного ББЛ в конце периода необходимо:
1. Закрытие затратных счетов (20, 26, 90 и др.). Выполняется документом «Закрытие счетов» (недоступен в версиях «Стандарт» и «ПРОФ»).
2. Переоценка валютных статей. Проводится документом «Переоценка валютных денежных статей» по курсу на конец периода. Счета, не подлежащие переоценке, указываются в специальном регистре.
Шаг 4: Формирование отчета ББЛ (два основных способа)
Способ 1: Через «Произвольный отчет»
Наиболее гибкий вариант.
1. В справочнике «Настройки произвольного отчета» создайте новый макет отчета.
2. Настройте правила заполнения ячеек данными из регистров бюджетирования.
3. Сформируйте и сохраните отчет. Можно сохранить «Экземпляр отчета», чтобы зафиксировать данные на конкретную дату.
Способ 2: Через отчеты бюджетирования
Более быстрый способ, но требующий предварительной настройки статей баланса.
1. В «Статьях оборотов» создайте статьи, соответствующие строкам баланса (Активы, Пассивы).
2. В справочнике «Бюджеты» создайте новый бюджет типа «ББЛ» и задайте его структуру.
3. Создайте «Форму ввода бюджета», выберите настройку и заполните ее автоматически с помощью обработки «Получение данных бюджета» (она берет данные из «Журнала проводок»).
4. После проведения формы данные попадут в регистр «Обороты по бюджетам».
5. Сформируйте «Отчет по бюджету (обороты)» для планового ББЛ или «План-фактный анализ по бюджету (обороты)» для сравнения.
Пример структуры ББЛ
Шаг 5: Отражение факта и план-фактный анализ
1. Факт: Чтобы получать факт согласно настройке варианта 1, необходимо проверить все соответствия в шаблонах проводок счетов в справочнике «Статьи оборотов». Для всех статей должны быть определены правила получения факта.
Чтобы получать фактический ББЛ по второму варианту, необходимо настроить механизм трансляции из бухгалтерских документов в «Журнал проводок (бюджетирование)». После настройки проводки по регистру будут создаваться автоматически.
Или
2. Анализ: Для сравнения используйте:
- Стандартный отчет «План-фактный анализ по бюджету (обороты)».
- Настроенный «Произвольный отчет», в котором одновременно выводятся колонки плана и факта.
- Отчет «Интерактивная оборотно-сальдовая ведомость», в котором можно проанализировать все движения в разрезе субконто.
- В разделе «Бюджетирование» там же присутствует блок отчетов, аналогичные бухгалтерским, такие как «Карточка счета», «Оборотно-сальдовая ведомость».
Вывод
Настройка прогнозного баланса в БИТ.Финанс — процесс, требующий последовательной подготовки: от создания плана счетов до настройки отчетов. Используйте эту шпаргалку как чек-лист. Помните, что полная автоматизация процесса доступна только в версиях «Управленческий учет» и «Холдинг». Для глубокого анализа не забывайте об удобных стандартных отчетах системы, таких как «Интерактивная оборотно-сальдовая ведомость».
Нужна помощь во внедрении или настройке?
Запишитесь на бесплатную консультацию с нашим специалистом.
Проведем краткий стратегический разбор вашей ситуации. Вы получите первичные рекомендации по автоматизации и ответы на самые острые вопросы по настройке ББЛ и других управленческих отчётов в БИТ.Финанс.
Проведем краткий стратегический разбор вашей ситуации. Вы получите первичные рекомендации по автоматизации и ответы на самые острые вопросы по настройке ББЛ и других управленческих отчётов в БИТ.Финанс.
