13
месяцев работы
От обследования до методологии, целевой модели и технического задания.
Цифры проекта
34
очных интервью
Проведено с владельцами и участниками процессов.
100+
внутренних документов
Изучено для сопоставления практики и действующих регламентов.
8
смежных систем
Обследовано при анализе текущего ИТ-ландшафта.
Ситуация до проекта
Разные подходы в филиалах
Контур капитального строительства объединял около 2 000 сотрудников в десяти филиалах и координировал работу двух зависимых обществ. Филиалы различались организационными структурами, маршрутами работ и наборами инструментов.
Одни и те же сведения приходилось переносить между системами, а более 100 отчетных форм в основном готовились вручную. Специалисты тратили время на сбор и сверку данных, маршрутизацию документов, устранение расхождений и повторные согласования.
Это увеличивало трудоемкость административных операций и долю фонда оплаты труда, приходившуюся на ручную работу. Сотрудники и руководители отвлекались от управления проектами, а получение актуальной информации о сроках, стоимости и ходе работ занимало больше времени.
Что усложняло работу
- Сотрудники использовали восемь смежных информационных систем и множество отдельных файлов.
- Одни и те же сведения приходилось переносить между документами и системами.
- Документы поступали по разным каналам, а маршрутизация и возврат замечаний выполнялись вручную.
- Более 100 отчетных форм в основном готовились вручную.
- Планирование сроков, стоимости и ресурсов велось в локальных инструментах.
Задача и формат работы
Функциональным заказчиком выступал блок капитального строительства распределительной сетевой компании.
Руководство блока приняло решение подойти к автоматизации комплексно: сначала унифицировать процессы и требования, затем переходить к созданию будущей системы.
Перед командой стояла задача подготовить процессы к будущей автоматизации: описать фактическую работу, сопоставить ее с регламентами, сформировать единую целевую модель и перевести принятые решения в требования к информационной системе.
Принцип проекта
Сначала единые процессы, роли и правила, затем разработка системы
Проект носил консалтинговый характер. Команда проводила аудит, описывала процессы, разрабатывала методологию, целевую модель и техническое задание. Разработка системы, ее внедрение и ввод данных в этот этап не входили.
Роль команды
Бизнес-анализ
Изучили нормативную базу, провели интервью, описали процессы As Is и выявили различия между филиальными практиками.
Методология и проектирование
Разработали нормативную и целевую модели, единую ролевую модель, предложения по актуализации документов и техническое задание на будущую систему.
Этапы проекта
Работа шла от обследования фактических процессов к методологии, целевой модели и требованиям к будущей системе.
-
Обследование
Провели интервью, изучили более 100 внутренних документов и обследовали восемь смежных информационных систем.
Результат: собран фактический контекст процессов, документов и ИТ-ландшафта.
-
Модель As Is
Зафиксировали три действующих варианта процесса и подготовили более 200 вариантов схем.
Результат: различия филиальных практик стали видимыми и сопоставимыми.
-
Нормативная модель
Сопоставили практику с регламентами, выявили дублирование, ручные операции и разрывы ответственности.
Результат: определили, какие действия требуется унифицировать до автоматизации.
-
Методология и ролевая модель
Разработали методологию объемом более 450 страниц, единую ролевую модель и четыре проекта локальных нормативных актов.
Результат: процессы, роли, документы и правила контроля объединены в одном методологическом контуре.
-
Целевая модель To Be
Вместо трех действующих вариантов спроектировали единый сквозной процесс, включающий 18 взаимосвязанных подпроцессов.
Результат: сформирована общая процессная основа для всех филиалов.
-
Организационные документы
Подготовили предложения по актуализации двух распорядительных документов и более 150 должностных инструкций.
Результат: определен состав изменений, необходимых для применения целевой модели.
-
Техническое задание
Подготовили техническое задание объемом более 130 страниц на проектирование системы из четырех функциональных модулей и описали необходимые интеграции.
Результат: заказчик получил основу для оценки и планирования следующего этапа.
