Финансовое управление
  • 1С:Бухгалтерия КОРП
  • Бит.Финанс Холдинг
200
9500
Предметные области
Внедренные продукты
Подсистемы
Количество АРМ
Трудозатраты,
чел-ч
  • Управление закупками
  • Управление договорами
  • Бюджетирование
  • Казначейство
  • Управленческий учет и отчетность

От SAP к Бит.Финанс Холдинг:
кейс консолидации управленческой отчетности компании «Lesta Games»

Lesta Games — международная группа компаний, специализирующаяся на разработке и издательстве видеоигр.
С 2022 года Lesta Games занимается оперированием и разработкой проектов «Мир танков», «Мир Кораблей», Tanks Blitz и Royal Quest.
Хочу также
2
25%
25%
ЦИФРЫ ПРОЕКТА:
раза
сокращены сроки подготовки платежного календаря
на
в
на
быстрее формируется отчетность
увеличена скорость проведения платежей
ЧТО БЫЛО:
Консолидация данных в Excel
Разделенные отчеты в 1С:Экономист в разных локациях
Планирование платежей вручную
ЧТО СТАЛО:
Автоматическая консолидация данных в Бит.Финанс
Автоматический сбор факта из систем со всех регионов с учетом разниц методологии
Автоматическое планирование платежей
Нет возможности планирования, много ошибок в сборе факта
Отсутствовал финансовый контроль закупок
Автоматический сбор стандартной отчетности: P&L, CashFlow, Balance Sheet с разрезом по аналитикам.
+ Цифровизация бюджетного процесса планирования
Новый инструмент менеджмента - настраиваемый потранзакционный
СОДЕРЖАНИЕ КЕЙСА:
Бюджетирование: Планирование без Excel
Управленческий учет: Консолидация данных из 5 стран в один отчет
Итоговый результат: От бумажного хаоса к цифровому порядку за 18 месяцев
4
5
6
Почему это случилось: Уход SAP + потребность в прозрачном учете для нового бизнеса
Как выбирали решение: Опыт команды + российское ПО + масштабируемость
P2P-процесс: От заявки до оплаты без бумаг
1
2
3
СИТУАЦИЯ ДО ВНЕДРЕНИЯ:
Как было:
Состояние учета:
  • У Заказчика в ходе реорганизации бизнеса произошло разделение компаний.
  • После разделения стало необходимо выстроить новые финансовые процессы для части бизнеса. До этого вся компания использовала SAP.
  • Требовалось решение, которое закроет оперативную деятельность ЦФО и консолидирует данные внутри для более прозрачного и быстрого проведения документов и формирования отчетности.
ИТ-архитектура:
Региональное распределение:
  • 6 локальных систем бухгалтерского учета по разным локациям и странам
  • Данные по управленческому учету хранились в 1С:Экономист
  • Консолидация данных в Excel
  • Москва
  • Санкт-Петербург
  • Минск
  • Ташкент
  • Гонконг
ПРИЧИНЫ И ЦЕЛЬ АВТОМАТИЗАЦИИ:
Проблемы УУ:
  • Отключили от SAP
  • Система УУ была сложной и не отвечала требованиям заказчика
  • Сложная и долгая консолидация данных в Excel
Цели проекта:
  • Заменить недоступное иностранного ПО на отечественную систему финансового и управленческого учета
  • Повысить управляемость и возможность масштабируемости бизнеса за счет стандартизации и автоматизации процессов
  • Снизить операционные риски за счет повышения эффективности контроля затрат и производимых сделок
  • Снизить трудозатраты на инициацию, согласование, контроль расходов, администрирование
  • Снизить трудозатраты на бюджетирования и бюджетный контроль, подготовку управленческой отчетности
ВЫБОР ПОДРЯДЧИКА И
ПРОГРАММНОГО ПРОДУКТА:
  • У заказчика уже была команда 1С, поэтому проще было переходить на 1С
  • Комплексное решение
  • Надежное хранение данных
  • Конфиденциальность данных
  • Функционал для финансовой учетной системы, позволяющий гибко настраивать и адаптировать систему под изменчивые требования
Бит.Финанс:
Критерии выбора подрядчика:
  • Количество реализуемых проектов
  • Крупные клиенты компании
  • Понятная и хорошая презентация по реализации
  • Ответы на все заданные вопросы

Была выбрана компания Первый Бит
ЭТАПЫ ПРОЕКТА:
1.2 Управление договорами
1.3 Реализация казначейства
1.1 Управление закупками
Результат
  • Автоматическая цепочка согласований договора исходя из установленного алгоритма для конкретного типа договора;
  • Согласование проходит в контуре одной программы с указанием статуса согласующего и сроком перехода на следующий этап.
  1. P2P-ПРОЦЕСС
Решаемые задачи
  • Автоматическое формирование ЗРДС на предоплату и постоплату по условиям оплаты по договору по заявкам на закупку и документам поступления;
  • Централизованное казначейство и управление всеми оплатами.
Результат
  • Автоматическое формирование ЗРДС на предоплату и постоплату;
  • Заявки согласуются автоматически, если они в рамках бюджета;
  • При увеличении суммы, отправляется нотификация на ответственного за конкретное ЦФО;
  • Основа для формирования корректного БДДС (лимиты на расход денег),
  • Сформирован Cash Flow.
Фишки этапа:

Создание "объекта закупки". Данная доработка позволяла объединять потребности бизнес-юнитов по группам.

Пример: Несколько территориально распределенных ЦФО сделали заявку на одну и ту же потребность. Менеджер по закупкам увидел это, сгруппировал их в один объект закупки и провел единую закупку, договорившись о более выгодных условиях закупки и снизив транзакционные издержки компании, проведя одну большую закупку, а не несколько маленьких
Решаемые задачи
  • Согласование договора с внешними контрагентами;
  • Контроль наличия оригиналов документов;
  • Согласование договоров внутри компаний;
  • Инициация договора в системе.
Результат
  • Заблаговременный и централизованный сбор потребностей ЦФО по разовым, регулярным запросам;
  • Автоматическая проверка наличия закупаемой продукции на своем складе;
  • Прозрачный и контролируемый алгоритм согласования ЗРДС;
  • Автоматическое проведение закупочной процедуры: подбор контрагента и проверка благонадежности, согласование договорных условий, контроль поставки.
Решаемые задачи
  • Сбор потребностей ЦФО;
  • Проверка наличия потребностей на складе;
  • Финансовый контроль потребностей;
  • Согласование потребностей по установленному алгоритму - маршрут согласования;
  • Консолидация потребностей для закупки;
  • Подтверждение приемки ТМЦ и услуг;
  • Контроль получения первичных документов из всех систем локальных бухгалтерий;
  • Проведение закупочной процедуры.
ИТ-архитектура проекта после внедрения P2P
Результат
  • Интеграция с системами первичного учёта (локальные бухгалтерии и системы учёта зарплаты) для сбора фактических данных для формирования управленческой отчётности;
  • Полноценный контур управленческого учёта, включающий в себя параллельный учет ВНА (внеоборотные активы) и финансовой аренды, Accruals, закрытие месяца на отдельном плане счетов;
  • Управленческая отчётность включает в себя все мастер-бюджеты: Cash Flow, P&L, Balance Sheet, а также расшифровки к ним.
Результат
  • В рамках автоматизированного процесса бюджетного планирования последовательно формируются задачи ответственным за планирование ЦФО;
  • К задачам прикрепляются предварительно заполненные формы ввода бюджета, которые надо только проверить и дополнить;
  • Предварительное заполнение плановых данных бюджета исходя из исторических данных и имеющейся в системе информации.
Решаемые задачи
  • Сбор факта из локальных баз бухгалтерий;
  • Сбор фактических данных из систем локальных бухгалтерий, консолидация данных;
  • Формирование управленческой отчетности CashFlow, P&L, Balance Sheet, разрез по статьям и аналитикам.
2. БЮДЖЕТИРОВАНИЕ
Решаемые задачи
  • Автоматизированный процесс бюджетного планирования;
  • Предварительное заполнение плановых данных бюджета;
  • Установка лимитов по данным бюджетов;
  • Перенос исторических данных из баз данных компании 1С:Экономист.
2.Бюджетирование
3. УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ
3.Сбор факта и подготовка отчетности
ИТ-архитектура после внедрения бюджетирования и управленческого учета

ФИШКИ ПРОЕКТА

Разработка методологии для переноса в 1С:Бухгалтерия КОРП + Бит.Финанс Холдинг

Перед началом реализации проекта была стандартизирована и адаптирована методология управления под инструменты автоматизации финансового управления, чтобы связать процессы:

  • контроля закупок;
  • управления договорами;
  • контроля платежей;
  • бюджетирования и подготовки управленческой отчетности группы компаний.

Это включало:

  • анализ и оптимизацию бизнес-процессов;
  • разработку единой методологии с учетом специфики отрасли и бизнес-модели.

География ИТ-ландшафта

Проект охватывает географически разнообразные локации, начиная от Гонконга и заканчивая Минском.

Офисы компании расположены в городах по всему миру: Москва, Санкт-Петербург, Минск, Ташкент, Гонконг.

Одной из сложных задач проекта было встраивание системы учета в сложный существующий ландшафт бизнес-приложений, с которыми нужна была интеграция для обмена данными. Необходимо было учесть локальную специфику в бухгалтерском, налоговом и управленческом учете, характерную для каждого региона.

Вся информация о проекте у Заказчика

Вся документация велась в базе знаний Подрядчика Confluence и была интегрирована во внутреннюю базу знаний Заказчика по окончанию проекта, включая все инструкции и методологию.

Консолидация разнородных данных в единую систему

  • До реализации проекта весь управленческий учет велся в трех разных базах данных, что создавало трудности при консолидации. Основным инструментом объединения данных была платформа SAP. Когда SAP ушел, управление данными осталось разделенным между этими тремя базами, а консолидация происходила Excel.
  • При переходе в новую систему нужно было не только перенести исторические данные, но и переработать состав и архитектуру мастер-данных. Это означало перестройку всей структуры данных с учетом требований и возможностей новой системы.

18 аналитик в отчетах

Компании потребовалась разработка 18 аналитик для прозрачного сквозного анализа данных.

Эти аналитики включали:

  • статья,
  • период,
  • ЦФО,
  • продукт,
  • activity,
  • локация,
  • контрагенты,
  • сценарий,
  • банковский счет,
  • finance partner,
  • и другие.

Мобильное приложение

Для оперативного согласования заявок на потребность, договоров, заявок на расход ДС, реестров платежей использовалось мобильное приложение.

Cхема автоматизированных процессов
КАЧЕСТВЕННЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ:
Электронный формат
Реализован полный сквозной процесс финансового контроля закупок и платежей и управления договорами, который обеспечивает контроль всех расходов и платежей и полную прозрачность процесса согласования расходов для всех участников процесса.
Проведена оптимизация организационной структуры с точки зрения матрицы ответственности за согласование расходов, договоров и платежей.
Работа всех сотрудников компании с договорами переведена в электронный формат.
Улучшено взаимодействие между подразделениями при подготовке и согласовании договоров.
Была разработана методология финансового контроля закупок и платежей и управления договорами, а также финансово-экономическая модель.
Оптимизация
Cквозной процесс
Методология
ЗНАКОМАЯ СИТУАЦИЯ?
Отправляя заявку, вы принимаете условия оферты и согласны с политикой конфиденциальности сайта
Запишитесь на бесплатную консультацию