Главная
→
Кейсы
→
НПО ЦКТИ: документооборот

НПО ЦКТИ перевело согласование закупок в цифровой формат и избавило сотрудников от сбора бумажных подписей

Хочу так же

Масштаб

Сроки реализации

Внедренные продукты

Функциональная область

около 40 видов документов и порядка 150 пользователей

Июнь 2025 - Июнь 2026

1С:Документооборот с интеграцией с 1С:ERP

Внутренний документооборот
Входящая и исходящая корреспонденция
Закупочные процедуры
Договорные документы
Архивное хранение

ОАО «Научно-производственное объединение по исследованию и проектированию энергетического оборудования им. И.И. Ползунова» — научный и инжиниринговый центр отечественного энергомашиностроения.

Ситуация до внедрения

Документы — на бумаге и в почте

Приказы, распоряжения, служебные записки, входящая и исходящая корреспонденция, закупочные и договорные материалы существовали преимущественно на бумаге или передавались по электронной почте.

Замечания и версии файлов оставались в почтовых цепочках. Сотрудникам приходилось искать актуальный документ и восстанавливать историю изменений по переписке.

Совместная работа зависела от ручной передачи документов, поиска файлов и сбора подписей.

Закупка требовала нескольких кругов согласования

Инициатор собирал комплект документов, передавал его руководителю закупок и проходил несколько итераций доработки. Затем материалы направлялись закупочной комиссии, юристам и профильным экспертам.

Бумажный маршрут требовал лично искать согласующих и переносить папки между кабинетами. Контролировать прохождение документов и сохранять общую историю замечаний было сложно.

Задачи проекта

НПО ЦКТИ требовалась единая цифровая среда для внутренних документов, закупочных и договорных материалов. Она должна была объединить работу подразделений, руководителей, закупочной комиссии и дополнительных экспертов.

Перевести согласования в цифровой формат и сократить трудозатраты на передачу бумажных документов и сбор подписей.
Сделать статусы согласования и замечания доступными участникам процесса.
Организовать централизованное хранение версий и истории изменений.
Закрепить единые маршруты взаимодействия между подразделениями.
Связать документооборот с действующей учетной системой 1С:ERP.
Подготовить основу для унификации номенклатуры дел и архивного хранения.

Принцип проекта

Документы, версии и согласования — в едином цифровом процессе

Решение и роль команды

После автоматизации бухгалтерского, налогового, бюджетного и управленческого учета НПО ЦКТИ приступило к цифровизации документооборота. Команда Первого Бита внедрила 1С:Документооборот и реализовала интеграцию с действующей 1С:ERP.

Возможности решения

1С:Документооборот стал средой подготовки документов, совместной доработки, хранения версий и прохождения согласований. 1С:ERP продолжила выполнять учетные функции.

Закупочную процедуру разместили в системе документооборота, где участники работают с комплектом материалов и замечаниями на каждом этапе.

Работы Первого Бита

Специалисты описали виды документов и участников процессов, настроили цифровые маршруты, подготовку закупочных пакетов и согласование договорных материалов.

В цифровой контур перенесли около 40 видов документов и тиражировали решение примерно на 150 пользователей.

Этапы проекта

От описания документов и маршрутов — к цифровому согласованию закупок и договоров, связанному с учетной системой.

Инвентаризация документов и маршрутов

Собрали перечень внутренних, распорядительных, закупочных, договорных документов и корреспонденции. Определили участников и правила движения документов.

Результат: описан состав документов и порядок взаимодействия согласующих.
Перенос документов в цифровой контур

Перенесли около 40 видов документов в 1С:Документооборот. Настроили работу со служебными записками, приказами, распоряжениями, входящей и исходящей корреспонденцией.

Результат: внутренние документы и коммуникации между подразделениями получили цифровые маршруты.
Автоматизация подготовки закупки

Настроили создание заявки на обеспечение с комплектом документов и автоматическое направление материалов руководителю закупок. Замечания, доработки и версии сохраняются в системе.

Результат: история подготовки закупочного пакета доступна в карточке процесса.
Согласование закупочной комиссией

Организовали направление подготовленного пакета участникам комиссии. Предусмотрели подключение юристов и профильных экспертов в рамках процесса.

Результат: участники согласуют материалы через личные кабинеты без передачи бумажной папки.
Результаты закупки и договорные документы

Настроили фиксацию результатов закупки, проведенной на внешней площадке, и работу с договорными материалами: подготовку, согласование условий и хранение подтверждающих документов.

Результат: результаты закупки и договорная документация фиксируются в системе документооборота.
Интеграция с 1С:ERP

Связали 1С:Документооборот с действующей учетной системой предприятия.

Результат: организационный документооборот и учетный контур объединены в общее информационное пространство.

Как проходит согласование закупки

Инициатор создает заявку на обеспечение и прикладывает документы. Система направляет комплект руководителю закупок. Если нужны изменения, материалы возвращаются на доработку, а замечания и версии сохраняются в карточке процесса.

После подготовки пакет поступает закупочной комиссии. При необходимости к согласованию подключаются юристы и другие специалисты. Участники видят состояние согласования и работают с общей историей документов.

Контроль версий

Несколько итераций доработки — с сохранением замечаний и истории изменений

Участникам не приходится восстанавливать ход согласования по почтовым цепочкам и самостоятельно искать последнюю версию файла.

Сама закупка проводится на внешней площадке. Ее результаты фиксируются в системе документооборота, где также ведется работа с договорными документами.

Результаты проекта

Согласование без обхода кабинетов

Закупочные и внутренние документы проходят согласование в цифровом формате. Инициаторам больше не требуется переносить бумажные папки и лично искать руководителей для сбора подписей.

Прозрачный ход закупочной процедуры

Подготовка пакета, рассмотрение руководителем, согласование комиссией и подключение экспертов объединены в единый процесс. Участники видят состояние согласования.

Меньше риска работать с устаревшим файлом

Версии, замечания и изменения сохраняются в системе. Общая история доработок снижает риск потери комментариев и использования неактуальных документов.

Единые маршруты между подразделениями

Разрозненную переписку и передачу бумажных материалов заменили цифровые маршруты. Порядок взаимодействия закреплен в системе и понятен участникам процесса.

Документооборот связан с учетом

Интеграция с 1С:ERP объединила организационный документооборот и действующий учетный контур предприятия.

Основа для систематизации архива

Команда выявила различия в ведении номенклатуры дел и предложила подход к унификации архивного хранения и работы с персональными данными. Это создало основу для дальнейшего развития направления.

Главный итог

Около 40 видов документов и 150 пользователей — в едином цифровом контуре

НПО ЦКТИ снизило зависимость внутренних процессов от бумажных документов и электронной переписки. Согласования стали прозрачнее, а версии и замечания — доступны участникам в одной системе.