Ручные процессы, Excel-таблицы и разрозненные системы становятся источником ошибок, перерасходов и упущенной прибыли. Единственное решение — внедрение специализированной CPM-системы, такой как 1С:Управление холдингом (1С:УХ).
Эта статья расскажет, как с помощью 1С:УХ можно выстроить прозрачную, контролируемую и стратегически ориентированную систему корпоративных закупок.
Зачем нужна автоматизация закупок в холдинге?
- Дублированием закупок между подразделениями;
- Отсутствием единой политики и ценовой дисциплины;
- Высокими операционными рисками, включая мошенничество и недобросовестных поставщиков;
- Несоответствием требованиям законодательства (44-ФЗ, 223-ФЗ, налоговый мониторинг);
- Неэффективным бюджетированием и отсутствием контроля за исполнением планов.
Эффекты от автоматизации
закупочной деятельности
1С:УХ позволяет объединить все потребности подразделений
в единой системе, что обеспечивает:
- Единые правила и положения о закупках для всех товарных категорий;
- Групповые закупки для получения оптовых скидок;
- Исключение дублирующих процедур;
- Стандартизацию документооборота и маршрутов согласования.
Автоматизация напрямую влияет на себестоимость и маржу:
- Проведение конкурентных процедур (торги, запрос котировок);
- Использование среднестатистических цен для обоснования НМЦК;
- Переторжка с победителями торгов для снижения цены;
- Аналитика эффективности закупок и выбор лучших поставщиков.
Система обеспечивает высокий уровень финансового контроля:
- Автоматический контроль лимитов по бюджетам, договорам и обязательствам;
- Аккредитация поставщиков и проверка их надежности;
- Оценка поставщиков по качеству, срокам и выполнению условий;
- Исключение недобросовестных контрагентов и двойных платежей.
Автоматизация значительно сокращает трудозатраты:
- Сокращение сроков подготовки и проведения процедур до 70%;
- Автоматическая интеграция с ЕИС «Госзакупки» и электронными торговыми площадками (ЭТП);
- Быстрое согласование документов благодаря маршрутам;
- Полная история изменений и аудит всех действий пользователей.
Планирование закупок
в 1С:Управление холдингом
-
Сбор потребности в закупках
Потребности в материалах и услугах могут поступать из разных источников:
- Производственные планы;
- Инвестиционные проекты;
- Планы развития подразделений (ЦФО).
Система позволяет автоматизировать сбор заявок через кампании или API из внешних систем, обеспечивая полный охват потребностей.
-
Заявка на обеспечение
Новый документ в 1С:УХ 3.2
Основной документ для фиксации потребности — «Заявка на обеспечение». Он является первым шагом в жизненном цикле закупки.
- Связь с Бюджетом движения денежных средств (БДДС) и Бюджетом доходов и расходов (БДР);
- Автоматическое назначение статьи бюджета по товарной категории;
- Поддержка различных типов номенклатуры: материалы, услуги, основные средства, ОС, НМА;
- Контроль соответствия установленным лимитам на этапе создания заявки.
-
Экспертиза заявок на закупку
Чтобы исключить некорректные
или необоснованные заявки, в системе реализована функция экспертизы.
- Полная экспертиза: все заявки проверяются профильным подразделением (например, отделом снабжения или техническим блоком);
- Выборочная экспертиза: проверка проводится по определенным признакам (например, по сумме, товарной категории или ЦФО);
- Настройка ответственных лиц (экспертов) и матрицы полномочий;
- Формирование комментариев и рекомендаций по доработке заявки.
Экспертиза снижает риск закупки неподходящего товара и перерасхода бюджетных средств.
Подготовка закупочной процедуры
-
Создание положения о закупках
Для каждой товарной категории можно создать «Положение о закупках» — единый нормативный документ, который определяет правила проведения процедур.
- Способы закупки (конкурентные и неконкурентные);
- Условия оплаты и доставки;
- Критерии оценки предложений поставщиков;
- Требования к участникам торгов.
При создании новой процедуры система автоматически применяет соответствующее положение.
-
Групповое создание строк плана закупок / лотов по правилам
Для массовых закупок используется Помощник планирования, который автоматически группирует однотипные заявки в лоты.
- Объединение потребностей нескольких ЦФО;
- Формирование лотов на основе правил закупок;
- Автоматическое заполнение шаблонов конкурсной документации.
Это существенно ускоряет подготовку процедур и повышает их эффективность.
-
Подготовка документации
1С:УХ предлагает готовые шаблоны для всех видов закупочной документации:
- Извещения о проведении торгов;
- Проекты договоров;
- Протоколы рассмотрения и оценки заявок;
- Решения о выборе победителя.
Все документы создаются с учетом требований законодательства и внутренних регламентов компании.
Проведение закупочной процедуры
На этом этапе происходит выбор поставщика и заключение договора.
-
Выбор способа закупки
Система поддерживает все основные способы закупки:
- Запрос котировок;
- Конкурс;
- Аукцион;
- У единственного поставщика;
- У малого бизнеса.
Способ может быть выбран автоматически на основе суммы, категории товара и других параметров, заданных в положении о закупках.
-
Работа с поставщиками
Аккредитация поставщиков. Перед допуском к участию в торгах поставщик должен пройти аккредитацию — проверку по юридическим, финансовым и производственным критериям: проверка регистрации, лицензий, репутации; анализ финансового состояния;
оценка производственных мощностей.
Личный кабинет поставщика. Поставщики работают в системе
через личный кабинет, где они могут: получать приглашения к участию
в торгах; подавать свои предложения; отслеживать статус заявок
и договоров; получать оплату и управлять претензиями.
Оценка поставщиков. После завершения каждого контракта поставщик получает оценку по ключевым показателям: своевременность поставки; качество товара/услуги; выполнение условий договора; работа
с претензиями.
-
Проведение торгов
1С:УХ интегрируется с ведущими электронными торговыми площадками (ЭТП), что позволяет:
- Автоматически публиковать извещения;
- Получать и оценивать предложения участников;
- Формировать протоколы и уведомления;
- Фиксировать результаты торгов.
Все действия документируются и хранятся в системе, обеспечивая полную прозрачность процесса.
-
Переторжка
После определения победителя возможна переторжка — обращение
к нему с предложением снизить цену.
- Фиксация переговоров в системе;
- Документальное оформление изменения цены;
- Формирование окончательной стоимости контракта.
Этот инструмент помогает дополнительно снизить затраты без риска
для качества и сроков поставки.
Завершение закупки и управление договорами
-
Заключение договора
После победы в торгах система автоматически создает проект договора на основе протокола.
- Заполнение всех реквизитов: стороны, предмет, цена, сроки;
- Установка графика платежей и поставок;
- Контроль лимита задолженности по договору;
- Согласование по маршруту с использованием матрицы полномочий.
-
Управление договорами, взаиморасчетами
и финансовыми рисками
1С:УХ интегрируется с подсистемами «Казначейство» и «Финансовый учет», что позволяет:
- Контролировать исполнение обязательств по графику;
- Формировать заявки на оплату с учетом резервов и лимитов;
- Анализировать кредитные риски по контрагентам;
- Управлять претензионной работой и взаиморасчетами.
Вся информация о договорах и обязательствах доступна в едином дашборде для руководства.
Инструменты оптимизации
закупочной деятельности
-
Контроль лимитов
Один из самых важных инструментов финансового контроля.- Система проверяет превышение лимитов по статьям бюджета при проведении заявок на оплату;
- Три режима: «Не контролировать», «Информировать», «Блокировать проведение»;
- Контроль работает в реальном времени, еще до отправки платежа.
1 -
Замена на аналоги
Позволяет снизить стоимость закупки без потери качества.- Система предлагает более дешевые, но функционально аналогичные товары;
- База аналогов может включать сотни позиций;
- Решение принимается на основе экономической эффективности.
2 -
Использование среднестатистических цен, обоснование НМЦК
Критически важно для госзакупок (44-ФЗ, 223-ФЗ).- Анализ рыночных цен по товарным группам;
- Формирование обоснования начальной (максимальной) цены контракта;
- Автоматическая проверка предложений поставщиков на соответствие рыночным ценам.
3 -
Подтверждение объемов закупок
Позволяет ЦФО точно ограничивать количество закупаемого товара.- Контроль количества заказываемых единиц;
- Предотвращение избыточных закупок;
- Связь с производственными планами и потребностями.
4 -
Резервирование средств
Документ «Резервирование планов и лимитов» позволяет зарезервировать средства под конкретного поставщика или договор.- Снижает риск нехватки денег при оплате;
- Позволяет точно планировать денежные потоки;
5
Аналитика и контроль закупок
Отчеты и дашборды
- «Анализ обеспечения потребностей» — отчет о том, какие потребности удовлетворены, а какие нет;
- «Эффективность закупок по поставщикам» — сравнение цен, сроков и качества;
- «Выполнение плана закупок» — план-фактный анализ по статьям и периодам;
- Дашборды для руководства — KPI, тренды, отклонения в одном интерфейсе.
- План-фактный анализ по статьям бюджета;
- Мониторинг сроков проведения процедур;
- Аудит изменений в документах и решениях;
- Отчетность для госзакупок и налогового мониторинга.
Интеграция с внешними системами
Интеграция с ЕИС «Госзакупки»
Полная автоматизация работы
с государственными закупками:
- Автоматическая выгрузка план-графиков;
- Синхронизация статусов торгов и результатов;
- Формирование и подписание ЭП протоколов;
- Соответствие требованиям 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Работа с электронными торговыми площадками (ЭТП)
Прямое подключение к площадкам через API:
- Приём заявок и отправка протоколов;
- Обмен данными без ручного ввода;
- Снижение трудозатрат на рутинную работу.
Интеграция с ERP, CRM, WMS
1С:УХ легко интегрируется с другими системами:
- ERP (1С:ERP, SAP) — для обмена данными о закупках и бюджетах;
- CRM — для управления отношениями с поставщиками;
- WMS — для контроля поступления товаров на склад.
Результаты внедрения
системы закупок в 1С:УХ
Этапы внедрения
модуля закупок в 1С:УХ
Система позволяет:
- Снижать затраты на 5–15%;
- Повышать прозрачность и соответствие законодательству;
- Минимизировать риски мошенничества и неэффективных расходов;
- Освобождать время сотрудников для аналитики и переговоров.
Если ваша компания управляет несколькими юрлицами и сталкивается с перерасходами — 1С:УХ станет тем инструментом, который превратит хаос в порядок и расходы — в управляемые инвестиции.